Die Kostenersparnis der Gemeinden durch professionelle Facility-Services Anbieter wird immer interessanter.

Text: Hansjörg Preims

Natürlich wissen auch Österreichs budgetgeplagte Bürgermeister: Rechnen hilft. Und es würde auch helfen, wenn es um die Frage geht, ob die Reinigungsdienstleistung in gemeindeeigener Hand bleiben oder ausgelagert werden soll. Zumal Experten von bis zu 40 Prozent Einsparungspotenzial durch Auslagerung dieser Dienstleistung ausgehen. Und wenn man von Gemeinden mit etwa 5.000 Einwohnern hört, dass allein deren Reinigungsbudget um die 500.000 Euro im Jahr ausmacht, sind 40 Prozent davon zwar nicht das Allheilmittel für mehr budgetäre Gestaltungsmöglichkeiten der Kommune, aber immerhin ein Mittel von vielen.

Jedenfalls wird die Kostenersparnis durch professionelle Facility-Service Anbieter für Gemeinden immer interessanter. Wobei sich die Kosten für die Reinigung in Eigenregie oft nicht sofort erschließen. Hierbei muss eine Reihe von Faktoren mit eingerechnet werden:

• Personal: Die Kosten beginnen bei der Personalsuche. Der Rekrutierungsprozess ist aufwändig und erfordert Ressourcen. Auch die Ausstattung und Einschulung der Mitarbeiter erfordert Mittel, ebenso die Lohnabrechnung. Vertretungen, Krankenstände und Urlaube müssen auch organisiert bzw. kompensiert werden.
• Ausrüstung: Das notwendige Arbeitsgerät der Reinigungskräfte ist ein weiterer Kostenfaktor. Angefangen bei sehr einfachen Dingen wie Reinigungsmitteln, reicht die Palette bis hin zu teuren Geräten sowie deren Instandhaltung und Wartung.
• Knowhow: Effizient und gründlich zu reinigen, baut auf langjähriger Erfahrung auf. Ein interner Erfahrungsaustausch hilft, dieses Knowhow unter den Mitarbeitern zu teilen. Führungskräfte, die nah am Tagesgeschäft sind, gewährleisten den Wissenstransfer. Dadurch verkürzt sich die für die Reinigung aufgewendete Zeit deutlich.
• Verwaltung: Die Organisation der Reinigung stellt einen administrativen Aufwand dar. Hier ist nicht nur die Arbeitszeit mitgerechnet, die für die Erstellung von Dienstplänen, Koordination von Urlauben und Vertretungen erforderlich ist. Auch die Zeit für die Bereitstellung von Material und Reinigungsgeräten muss berücksichtigt werden.
• Summa summarum: Diese Kosten liegen oft nicht auf der Hand – sie müssen einzeln aufgeschlüsselt werden. Dennoch spielen all diese Faktoren in die Endsumme der Kosten für die Reinigung hinein. Der Vorteil der professionellen Anbieter liegt nun darin, dass für die Gemeinde der Aufwand wegfällt, die Kontrolle als zahlender Kunde aber dennoch bleibt. Der FM-Anbieter senkt die Kosten durch effiziente Nutzung von Ressourcen. Für Gemeinden ergeben sich Potenziale auf der direkten Kostenebene ebenso wie in der Verschlankung der Verwaltung.

Ein Rechenbeispiel vom Reinigungsprofi WISAG für das Einsparungspotenzial einer Gemeinde: Eine niederösterreichische Gemeinde mit rund 10.000 Einwohnern erbringt seit jeher die Reinigungsleistungen für ihre Verwaltungsgebäude und Volksschulen in Eigenregie. Pro Monat werden 1.190 Stunden für die Reinigung von rund 8.300 Quadratmetern aufgewandt. Allein durch die Bündelung von Synergieeffekten kann WISAG die Stundenanzahl auf 770 pro Monat verringern. Diese Professionalisierung der Reinigung bringt einen Knowhow-Vorsprung, der den Reinigungskräften durch fundierte Schulungen zugute kommt. Auch eine bessere Ausstattung und der Einsatz moderner Geräte sorgen für eine höhere Effizienz. Daraus ergibt sich für die Gemeinde eine Kostenersparnis von rund 40 Prozent.

Zwischen drei Stühlen

Ein typisches Gespräch mit einem der vielen Bürgermeister beim 59. Gemeindetag 2012 – nennen wir ihn Anonymus Franz.

Herr Bürgermeister, ist Ihr Gemeindebudget nachhaltig saniert?

BM Franz: Natürlich nicht, wir sind so gefesselt, dass wir nicht mehr atmen können, wir haben keinen wie immer gearteten Spielraum mehr, es gibt überhaupt keine budgetären Gestaltungsmöglichkeiten mehr.

Seit Jahren wird von Outsourcing auch der Reinigung bei den Kommunen gesprochen. Ist das keine Option für Sie?

Wir haben uns schon damit beschäftigt, aber wir müssen auch immer Rücksicht nehmen auf unsere lokalen Bedürfnisse. Wir wissen von Gemeinden mit etwa 5.000 Einwohnern, deren Reinigungsbudget allein schon 500.000 Euro pro Jahr ausmacht. Im Falle einer Auslagerung dieser Aufgaben gehen Experten von einem Einsparungspotenzial von bis zu 40 Prozent aus. Von anderen Vorteilen (siehe S. 12) ganz zu schweigen. Wir haben aber auch eine Verantwortung gegenüber unseren Wählern und unseren Bürgern. Wir können nicht ganz so agieren wie freie Unternehmer. Unsere Aufgabe ist es auch, für bestehende Arbeitsplätze und ein gedeihliches harmonisches Zusammenleben zu sorgen.

Outsourcing beeinflusst diese Ziele doch nicht, oder?

Doch! Schauen Sie, die Realität ist folgende: Wenn wir unsere Reinigungsleistungen ausschreiben und auslagern, dann werden vermutlich einige Leute aus der Gemeinde freigesetzt. Das sind aber auch unsere Wähler, unsere Bürger, die dann wahrscheinlich durch Ausländer ersetzt würden. Ich kann nicht zulassen, dass Arbeitsplätze gefährdet werden. Da wäre ich politisch tot.

Kein Dienstleister würde Reinigungskräfte von A nach B führen. Das wäre wirtschaftlicher Wahnsinn. Der Dienstleister würde selbstverständlich – wie auch in großen Städten – in erster Linie Ihr Personal übernehmen und in sein Unternehmen integrieren. Der soziale Frieden bliebe also gewahrt. Aber konkret: Hat die Eigenreinigung für die Gemeinde so klare Vorteile?

Überhaupt nicht. Offen gestanden, der Aufwand mit unseren eigenen Leuten ist enorm – 25 Prozent unserer Zeit beschäftigen wir uns nur damit. Die eine kommt nicht, weil die Tochter krank ist, der andere, weil er einen Amtsweg hat, der Dritte, weil die Feuerwehrübung am Vorabend so lange gedauert hat, die nächste wird durch ihren Schwager (Besitzer einer großen Tischlerei) entschuldigt … Es ist wahnsinnig schwer, Effizienz und Arbeitsdisziplin zu erwirken.

Freunderlwirtschaft?

Das ist leider richtig. Die Gemeinde als Arbeitgeber ist natürlich dem Druck der Bevölkerung (der Wähler, Anm. d. Redaktion) ausgesetzt. So gesehen wäre die Auslagerung natürlich ein großer Vorteil.

Sprechen andere Dinge dagegen?

Ich müsste ein Outsourcing vom Gemeinderat absegnen lassen. Die anderen Fraktionen wären sofort und reflexartig dagegen. Die haben ja alle auch lokale Interessen und Bedürfnisse zu vertreten – die haben alle ihre Freunde, mit deren Wünschen, Anliegen und Bitten.

Von welchen Kostengrößen reden wir überhaupt?

Für Schule, Gemeindeamt, Kindergarten – für etwa 7.500 Quadratmeter brauchen wir etwa 1.200 Stunden im Monat. Im letzten Sommer haben wir nicht einmal die Grundreinigung der Schule, die rund 3.500 Quadratmeter hat, in 8 Wochen ganz geschafft.

Der finanzielle Druck ist aber noch nicht groß genug, um auszulagern?

Glauben Sie mir, der ist schon recht groß, auch im Hinblick, was wir sonst noch tun könnten. Alles hängt an den drei Punkten: Der Gemeinderat muss überzeugt werden, die lokalen Begehrlichkeiten müssen befriedet werden, aber vor allem die lokalen Arbeitsplätze müssten erhalten bleiben. Wenn das gelingt, bin ich Feuer und Flamme dafür!

Gemeinden und die BBG

Mag. Gunther Weber, Bundesbeschaffungs GmbH, Bereichsleiter Einkauf, im Kurzgespräch.

Herr Weber, welche Gemeinde-Größenordnung kauft über Sie ein? Gibt es da eine relevante Gemeindegröße, zum Beispiel ab 3.000 Einwohnern?

Was die Reinigungsdienstleistung betrifft, fängt das bei großen Städten, also Landeshauptstädten, an – wir betreuen seit mehr als einem Jahr eine Landeshauptstadt in Österreich – , und das hat sich im Prinzip auf Bezirkshauptstadtgröße eingependelt. Das heißt, wir haben einige Anfragen von Gemeinden in der Größenordnung von Bezirkshauptstädten. Von den Einwohnerzahlen her etwa von 3.000 – 5.000 Einwohnern aufwärts.

Wie viele Kommunen sind das derzeit?

Das ging, wie gesagt, im letzten Jahr los, und derzeit sind es um die 10 Gemeinden, die wir im Bereich Reinigungsdienstleistung betreuen.

Wie funktioniert das bei den Gemeinden, treten die an Sie heran, oder über das Vertriebssystem?

Das hängt meistens von Kontakten ab. Es kann sein, dass ein Vertriebsmitarbeiter von uns vor Ort ist und die Gemeinde dann im Anschluss bei uns direkt anfragt. Oder eine Gemeinde hat von einer anderen Gemeinde über die gute Zusammenarbeit mit der BBG gehört und greift daher ebenfalls auf uns zurück. Im Fall der Reinigungsdienstleistungen sind die Gemeinden hauptsächlich direkt an uns herangetreten. Wobei das für uns in der Abarbeitung keinen Unterschied macht.

Sehen Sie eine Tendenz, dass die Gemeinden, bekanntlich finanziell stark unter Druck stehend, mehr in Richtung Outsourcen dieser Dienstleistung gehen? Oder nur sehr zaghaft, so wie zum Beispiel im Gesundheitswesen?

Das hängt von den jeweiligen Bundesländern ab. Es gibt Bundesländer, die im Gemeindebereich Vorreiter sind, was das Outsourcing betrifft. Da wird das teilweise schon seit 15 – 20 Jahren betrieben. Diesbezüglich definitiv ein Vorreiter in gewissen Teilbereichen ist das Bundesland Salzburg. Dann gibt es eben Bundesländer, wo das noch weniger der Fall ist, wobei es hie und da vereinzelte Ausreißer gibt. Ich würde aber durchaus bestätigen, dass die Tendenz zur Fremdreinigung zurzeit relativ stark ist, egal ob im Gemeindesektor oder auch in anderen Bereichen. Zum einen, um Kosteneinsparungen zu erzielen, zum zweiten durchaus auch, um von den Personalkosten teilweise wegzukommen, hin in Richtung Sachkosten. Weitere Argumente sind im Prinzip auch die Ausfallssicherheit, d.h. Krankenstandsvertretungen und Urlaubsvertretungen, über den externen Dienstleister abwickeln zu können, und zu guter Letzt natürlich auch der Zukauf von Knowhow. Das darf man auch im Gemeindesektor nicht unterschätzen, wo teilweise noch sehr viele Eigenreinigungskräfte beschäftigt sind und das technische Knowhow auf neuestem Stand noch nicht so vorhanden ist.