Welche Unternehmensbereiche und -prozesse haben Österreichs Facility-Dienstleister schwerpunktmäßig digitalisiert, welche werden sie digitalisieren? Und warum (Effizienz, Kosten, Kontrolle, ….)? Ein Rundruf.
Peter Edelmayer, Geschäftsführer Dussmann Service Österreich:
„Dussmann hat bereits früh begonnen, digitale Tools in vielen Dienstleistungen einzusetzen – in der Reinigung, im Sicherheitsdienst und in der Verpflegung. Vernetzte Sensoren im Sanitär-Bereich messen die Frequenz – gereinigt wird erst, wenn eine mit dem Kunden vereinbarte Anzahl an Benutzern erreicht wird. Reinigungsroboter werden auf großen Flächen eingesetzt und spielen unsere Mitarbeiter von anstrengenden Routine-Tätigkeiten frei. Das Qualitätsmanagement wird zum Beispiel von der Softwarelösung NOA des Hygienespezialisten hollu unterstützt. Sie ermöglicht exaktes Controlling und Reporting der erledigten Arbeiten und der Reinigungsqualität in Echtzeit.
Im Sicherheitsdienst kommen mobile Videoüberwachung und Arealsicherung mit virtuellen Sensorzäunen und High-Speed Domekameras sowie Drohnen zum Einsatz. Kontaktlose und automatisierte Temperaturmessung hat sich bei Zutrittskontrollen bewährt.
In der Verpflegung bestellen unsere Gäste die Speisen via App und werden mittels QR-Code zu ihrer Zufriedenheit befragt. In Betriebsrestaurants bezahlen sie Speisen und Getränke automatisch. Das ermöglicht zum einen „E-plate – the easy & smart gastro solution“, eine neue Lösung für die Systemgastronomie. Sie nutzt die RFID-Technik. Zum anderen der visioncheckout von auvisus, einem „sehenden“ Kassensystem. Mit einer Kamera erkennt das System die Gerichte.
Natürlich wurden und werden laufend auch interne administrative und kaufmännische Prozesse analysiert und soweit sinnvoll einer Automatisierung zugeführt.
Zur Frage nach dem Warum: Roboter und digitale Tools können dort optimal eingesetzt werden, wo immer gleichbleibende Arbeiten erledigt werden müssen. Sie sind dabei effizienter und genauer. Die Mitarbeiter sind von diesen Aufgaben entlastet und können sich dadurch dem Service widmen: Die Kombination von Automation und manueller Reinigung ermöglicht neben einem höheren Qualitätsgrad auch eine wirtschaftliche Optimierung. Die persönliche Beratung, die Beantwortung individueller Fragen der Kunden und rasches Agieren aber werden weiterhin unseren hohen Servicegrad definieren und können nicht durch digitale Tools ersetzt werden.
Neben der Effizienz beschleunigt auch das Thema Mitarbeiter diese Entwicklung, da qualifiziertes Personal immer schwieriger am Markt zu rekrutieren ist und dadurch eine Entlastung der bestehenden MitarbeiterInnen durch Digitalisierung von betriebsorganisatorischen Prozessen erreicht wird.
Michael Lackner, Geschäftsführer Dr. Sasse Facility Management:
„Wir sind schon lange aufs digitale Pferd umgesattelt, in der heutigen Dr. Sasse Welt sind bereits alle internen Prozesse vollständig digital. Das erstreckt sich vom Kundenangebot über den Lieferschein bis hin zur Rechnung oder dem Erstkontakt mit einem Bewerber bis zum Dienstvertrag, Sasse ist am Puls der Zeit. Auch ein Großteil der Mitarbeiterschulungen finden mit Unterstützung einer digitalen Lernplattform statt.
In Richtung Lieferant setzen wir auf Digitalisierung, so werden nötige Reparaturen mit 3 Klicks von der Reinigungskraft an den Hersteller gemeldet. In der Kommunikation mit unseren Mitarbeitern ist jedoch weiterhin das direkt gesprochene Wort die erste Wahl, das betrifft natürlich auch den Austausch mit unseren Kunden. Durch digitale Lösungen lassen sich auch hier Informationen leichter teilen, z.B. bei Qualitätschecks oder durch ein Ticketsystem, um den Prozess zu dokumentieren und dadurch transparenter zu gestalten.
Generell kann man sagen, dass digitale Prozesse einen weitaus transparenteren und nachvollziehbareren Einblick in die Dokumentation schaffen. Kommunikation wird beschleunigt und die gewünschte Information kommt schneller an die richtige Stelle.
Zusammengefasst: Im täglichen Alltag bei Dr. Sasse wird kein gedrucktes Blatt Papier mehr benötigt.“
Oliver Attensam, Geschäftsführer Unternehmensgruppe Attensam:
„Digitale Hilfsmittel sind bei Attensam bereits in vielen Geschäftsbereichen implementiert – das reicht von der Planung bis zum Einsatz vor Ort. Zum Beispiel im Winterservice: Aktuelle Räumpläne sind über eine extra entwickelte Planungssoftware abrufbar und GPS hilft bei der Fahrzeugortung. Eine NFC-basierte App bietet einen transparenten Überblick, wo sich unsere Schneeräum-Teams gerade aufhalten, ebenso kann per App die Befüllung der Streucontainer ermittelt werden. Oder in der Bürobetreuung, wo per Sensor der aktuelle Füllstand von Spendern ermittelt wird.
Die Digitalisierung bietet aber nicht zuletzt in der internen Kommunikation große Vorteile: Über unsere App „Attensam Inside“ bleiben die Mitarbeitenden stets bestens informiert, seit der Pandemie ergänzen selbstverständlich Videokonferenzen unsere Meeting-Kultur. Ganz grundsätzlich unterstützen diese ganzen Tools dabei, die Arbeit für die Kund:innen effizienter und flexibler zu gestalten – und im Sinne der Nachhaltigkeit Ressourcen einzusparen, wenn beispielsweise Anfahrten oder Nachfüllungen nur bei Bedarf notwendig sind.“
Andreas Ubl, Geschäftsführer IFMS:
„Das Thema der Digitalisierung ist in der gesamten IFMS Unternehmensgruppe ein immanentes und allumfassendes. Dabei geht es für uns um Transparenz der Leistungserbringung gegenüber den KundInnen, Effizienzsteigerung in der Organisation, bessere Kostenkontrolle und Vereinfachung in Verbindung mit der Faktura. In unseren Unternehmen werden verschiedene Tools im Qualitätsmanagement und der Dokumentation sowie Gerätschaften, wie autonome Roboter, eingesetzt. Spezifische Softwarelösungen mit Schnittstellen direkt zum Kunden vereinfachen Prozesse in der Kommunikation, Mängelerfassungen und die Behebung von Mängeln. Auf unseren Reinigungswagen sind Tablets mit den jeweiligen Revier- und Leistungsplänen angebracht. Durch einen Check-In und Check-Out bestätigen unsere MitarbeiterInnen die Leistungserbringung und der Kunde hat prompt einen Nachweis auf seinem PC. Allerdings ist die Reinigung für uns eine vom Menschen erbrachte Dienstleistung, die es zu schätzen und zu ehren gilt, daher hat in der IFMS Unternehmensgruppe die Digitalisierung dort ein Ende, wo die menschliche Leistung beginnt und unersetzlich bleibt.
Stefan Babsch, Vorsitzender der Geschäftsführung STRABAG PFS GmbH:
„Mit der Gründung des Konzernbereichs STRABAG Innovation & Digitalization im Jahr 2020 hat sich STRABAG sehr früh zum Thema Digitalisierung positioniert. Auf diese Konzernressource mit mittlerweile über 300 Beschäftigten greift auch die STRABAG Property & Facility Services zu, und dies für alle Leistungsbereiche. Mit der Einführung unserer Digitalen Service Plattform zur Auftragsabwicklung und Skalierung beschleunigen wir den Digitalisierungsgrad aller unserer FM-Leistungen. Im Mittelpunkt steht hier die Erfassung und Analyse von Daten, auf Basis derer wir für unsere Kunden Entscheidungsvorlagen zur Optimierung ihres Immobilienportfolios liefern und somit einen wesentlichen Beitrag zur Kostenoptimierung leisten können. Als weiteren Kundennutzen werden wir zukünftig mit der Schärfung unseres Produktportfolios in Richtung „Green Services“ insbesondere auf jene digitale Lösungen setzten, welche die Komponente der Nachhaltigkeit besonders unterstützen.“
Thomas Schiefer, Geschäftsführer hectas Facility Services:
„Auch hectas hat in den letzten Jahren stark auf Digitalisierung gesetzt. Objektleiter*innen und Niederlassungsleiter*innen wurden neben den Laptops zusätzlich auch mit iPads ausgestattet. Dadurch wurde ein ständiger Datenzugriff an jedem Ort und zu jeder Zeit ermöglicht. Daten können sofort erfasst und automatisch in das dementsprechende System übernommen werden. Dies beginnt bei der Personalaufnahme, dem elektronischen Personalakt, Unterweisungen, Schulungen, Arbeitssicherheit, Lohnzettel, Maschinenverwaltung, Urlaubsscheine usw. und geht weiter zu den kundenorientierten Prozessen wie dem elektronischen Kundenakt, Lieferschein, Rechnung bis zur Qualitätssicherung und Kundenkommunikation. Ziel der digitalisierten Abläufe ist es, das Arbeiten so leicht und einfach wie möglich zu gestalten und durch fixe Prozessvorgaben Fehler zu vermeiden. Noch nicht, oder nur punktuell in dieses System eingebunden, sind derzeit die gewerblichen Reinigungskräfte, die nur bei Bedarf und Kundenwunsch dementsprechend ausgerüstet werden. Auch der Nachweis gegenüber Behörden fällt durch standardisierte Abläufe und nachvollziehbare Dokumentation deutlich leichter.“
Ingo Hörnecke, Betriebsleiter REIWAG:
„Die derzeit bei uns digital abgedeckten Bereiche sind die Robotik im infrastrukturellen Facility Management, im speziellen mit dem Einsatz von Reinigungsrobotern aus Singapur, die dabei helfen, die Qualität zu verbessern. Des Weiteren hat die REIWAG Facility Services GmbH die Zeiterfassung und Urlaubsplanung digitalisiert, was effizienteres Datenmanagement, Datenschutz und das Einhalten der gesetzlichen Vorschriften unterstützt. Darüber hinaus ist auch das Fuhrparkmanagement auf elektronische Basis umgestellt worden, um auch hier Transparenz und Kosteneffizienz zu steigern. Die REIWAG Facility Services arbeitet daran, im Bereich ESG und Wartung ein digitales Datenmanagement zu implementieren.
Drei Faktoren, warum die REIWAG Facility Services digitalisiert:
- Optimierung der bestehenden Prozesse, um Kosteneffizienz und Qualität zu steigern.
- Schnellere Kommunikation sowohl intern als auch extern
- Transparenz wie z. B. bei den Themen digitalisierte Zeiterfassung oder Wartungsprotokolle.“
Ursula SIMACEK, CEO Simacek Holding:
„Mit einem eigenen Transformationsteam arbeiten wir bei der SIMACEK Gruppe permanent daran, unseren Auftraggebern vor allem nachhaltige Digitalisierungslösungen anzubieten. Über diese Digitalisierungsstrategie liefern wir kostenoptimierte Gesamtlösungen, messbare Servicequalität, Planbarkeit und Flexibilität auch bei kurzfristig geänderten Bedarfen. Wir setzen auf enge Kooperation und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit unseren Kunden, wenn es um die Entwicklung und Umsetzung digitaler Services geht. In der IoT-unterstützten, bedarfsorientierten Reinigung oder in der digitalen Qualitätssicherung werden gemeinsam mit verschiedenen Kunden digitale Lösungen in der Praxis pilotiert, evaluiert und schließlich – nach erfolgreicher Bewertung – ausgerollt. Ebenso werden andere Innovationen wie Reinigungsroboter bei ausgewählten Kunden unter Realbedingungen getestet und spätere tatsächliche Einsatzgebiete festgelegt. IoT-gestützte, digitale Lösungen im Schädlingsmonitoring wurden so derart optimiert, dass flächendeckende Roll-outs in großen Filialstrukturen nun bereits innerhalb kürzester Zeit implementiert werden können. Im technischen Gebäudemanagement bietet die Digitalisierung große Chancen für die nachhaltige Bewirtschaftung von Immobilien bei gesteigerter Raumqualität und optimierten Kosten.“
Michael Maurer, Geschäftsführer WISAG Gebäudereinigung:
„Die WISAG beschäftigt sich bereits seit langem mit dem Thema Digitalisierung. Im Bereich der Gebäudereinigung sind die Möglichkeiten jedoch noch eingeschränkt und verändern die Branche kaum. Momentan setzt die WISAG auf Sensorik und App-gesteuertes Arbeiten, weil sie Monitoring, Prozesse und das Gebäudemanagement erleichtern, während wir bei der Robotik noch zurückhaltend sind, da hier noch keine großen Effekte erzielt werden können.
Apps erleichtern die interne Organisation und Abstimmung, indem Arbeitszeiten und die Erledigung von Aufgaben erfasst werden. Sie bieten zudem die Möglichkeit, die Datenerfassung stetig zu erweitern und an die jeweiligen Vorgaben und Anforderungen anzupassen.
Bei der Sensorik geht es in erster Linie um Effizienz und bedarfsorientierte Leistungen. Über den Einsatz entscheidet jedoch der Kunde, wenngleich wir bei der Beratung auf die Vorteile und den konkreten Mehrwert hinweisen. Die Corona-Pandemie mit Home Office und die ESG-Kriterien fördern aber ein Umdenken.
Die WISAG setzt zudem einen starken Fokus darauf, dass die gesammelten Daten zu einer Optimierung der Prozesse beitragen und dass die Mitarbeiter entsprechend im Umgang mit diesen Technologien geschult und ausgebildet werden.“
Erich Steinreiber, CEO ISS Österreich:
„Der Einsatz digitaler Technologien bedeutet einen Mehrwert in jeder Hinsicht – in allen Facetten des Facility Managements, sei es in der Gebäudereinigung, in der Gebäudetechnik oder aber auch in der Betriebsgastronomie. Für uns ist jedoch klar: Digitalisierung geht immer Hand in Hand mit dem Faktor Mensch. Es wird immer der Mensch sein, der Räume zum Wohlfühlen schafft. Digitale Tools können dabei unterstützen. Daher investieren wir intensiv in Qualifizierungsmaßnahmen der rund 7.000 Mitarbeitende aus über 90 Nationen. Für uns hat die Digitalisierung im Facility Management – speziell in der Gebäudereinigung – viele Gesichter: So statten wir alle Reinigungskräfte mit Tablets aus. Zusätzlich unterstützt werden unsere Facility-Spezialisten von digitalen Tools wie Cobots und Robots, die das Reinigen großer Flächen übernehmen.“
In den letzten 65 Jahren, in denen wir in Österreich am Markt präsent sind, haben sich unsere Dienstleistungen, aber auch der gesamte Wirtschaftszweig hochgradig professionalisiert. Heute werden Arbeitsplätze zunehmend smarter – sowohl bei unseren Kunden als auch bei uns selbst. Damit Gebäude nicht nur funktionieren, sondern auch intelligent mitdenken und vernetzt sind, investieren wir als Marktführer intensiv in die Bereiche Digitalisierung und Innovation. Wir sind davon überzeugt, dass die richtigen Lösungen im Arbeitsumfeld unserer Kunden wahre Wunder bewirken können, um langfristig die Produktivität zu steigern und die richtigen Talente zu gewinnen. Mit unserem Facility Management-System FMS@ISS sowie IoT-Technologie (Internet of Things) nutzen wird Daten, um Menschen und Orte zu verbinden – und liefern unseren Kunden strategische Ratschläge zur optimalen Nutzung ihrer Gebäude für eine höhere Agilität, Zuverlässigkeit und Transparenz.
Um gänzlich neue Wege zu gehen, kooperieren wir seit 2021 mit dem Innovationsökosystem weXelerate. Im Zuge dessen haben wir erfolgreiche Partnerschaften mit Start Ups geschlossen. Die innovativen Software- und IoT-Lösungen eines Startups namens ToolSense ermöglichen uns beispielsweise ein effizientes Managen sämtlicher Maschinen (tagtäglich sind bei ISS Österreich rund 30.000 Maschinen im Einsatz – darunter über 6.000 Großmaschinen, allen voran in der Reinigung und Mitarbeiterverpflegung.) Aber auch im Bereich Betriebsgastronomie setzen wir stark auf neue digitale Lösungen.
Michael Freitag, CEO Sodexo Service Solutions Austria:
„Die Arbeitswelt entwickelt sich laufend weiter. In Zukunft wird es noch mehr als bisher um eine ganzheitliche Betrachtung der Arbeitswelt gehen – Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Gebäude, Arbeitsabläufe, Wertesysteme und das Zusammenspiel all dieser Komponenten. Wir bei Sodexo sehen hier einen klaren Auftrag, denn Innovation und Digitalisierung sind Teil unserer DNA. Unser Ziel ist es, unseren Kunden den Rücken frei zu halten, damit diese sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Um stets bestes Service bieten zu können, informieren wir uns laufend über die jüngsten digitalen Trends, setzen frühzeitig auf neue Technologien und nutzen die innovativsten Tools und Lösungen.
Mittlerweile ist die Technologie ein unverzichtbares Werkzeug für den Erfolg von Unternehmen. Digitalisierung verschafft einen Wettbewerbsvorteil und spart Zeit und Geld. Die neuen Generationen erwarten in ihrem Arbeitsumfeld digitale Erfahrungen. Unsere Arbeitsplatzlösungen bieten genau das: digitale Innovation, die die Menschen unterstützt.
Sodexos Service-Angebot „Wx solutions I Space eXperience“ basiert auf Sensortechnik und liefert Lösungen für Bürogebäude, öffentliche Gebäude sowie Gesundheitseinrichtungen. Mit unseren Sensoren kann einfach und klar dokumentiert werden, welche Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden sollen. Darüber hinaus ist seit letztem Sommer unser desinfizierender UV-C Roboter unterwegs. Cobotic setzt auf eine Zusammenarbeit und ein unterstützendes Miteinander zwischen Mitarbeitenden und Roboter.“
Gerlinde Tröstl, Geschäftsführerin Markas:
„Die Digitlisierung vieler Geschäftsprozesse ist schon seit vielen Jahren vor allem aufgrund unseres Wachstums und der neuen technologischen Möglichkeiten ein großes Thema bei Markas. Schwerpunkte sind zum einen der gesamte Human Resources Bereich, in dem wir vor allem in der Personalverwaltung sowie -entwicklung, dem Recruiting, aber auch im gesamten Workforce-Management eine nennenswerte Optimierung vieler Prozesse erreichen konnten. Zum anderen können wir durch die Digitalisierung auch zahlreiche Prozesse im Qualitätsmanagement effizienter und transparenter abwickeln. Gerade wenn wir uns die durch die Digitalisierung veränderte Arbeitswelt ansehen (Stichwort e-Learning, Online-Meetings), kommt man als Arbeitgeber, der so wie Markas dezentral organisiert ist, nicht mehr daran vorbei. Vor allem auch wenn es darum geht, neue Mitarbeiter*innen zu gewinnen und diese auch zu binden. Fakt ist, dass wir durch die Digitalisierung viele Prozesse nun noch besser standardisieren und vereinfachen, aber auch kontrollieren können und somit ein hohes Maß an Sicherheit und Transparenz schaffen.“
