Wo macht es Sinn, wo sitzt der Schmerz? Aufgrund dieser zwei Fragen gilt es zu entscheiden, welche Unternehmensbereiche der Digitalisierungsfokus prioritär gerichtet werden sollte.
Text: Hansjörg Preims
Generell geht es bei der Digitalisierung darum, Prozesse zu erleichtern, Transparenz zu schaffen, skalierbarer und effizienter zu werden. Auf die Frage an Philipp Schmitzberger, Geschäftsführer der IcoSense GmbH (*) , auf welche Unternehmensbereiche ein Unternehmen den Digitalisierungsfokus prioritär richten sollte (Personaleinsatz, Maschinenpark, Logistik, Prozesse), könne man aber keine pauschale Aussage treffen, sagt er. Man müsse dabei immer individuell auf das Unternehmen eingehen und fragen, wo Digitalisierung Sinn mache und wo der Schmerz sitze: „Bei dem einem gibt es zum Beispiel beim Werkzeug und der Gerätschaft einen hohen Verlust, dafür funktioniert die Personalplanung gut, auch noch analog. Hier sitzt der ,Schmerz’ beim Materialverlust, dementsprechend macht es Sinn, hier anzusetzen.“ Ein anderer habe zum Beispiel keine effektive Tourenplanung in Form von Ressourcen, Fahrzeug-Einsätze zu planen, sodass eben hier der größte „Schmerz“, der größte Verlust sei, also werde man hier mit digitaler Unterstützung ansetzen.
Digitalisierung könne aber immer nur funktionieren, wenn sie sich nach dem Menschen richte und nicht umgekehrt, ist Schmitzberger wichtig zu betonen, sprich: „Es geht um die Bedürfnisse der verschiedenen User (Reinigungspersonal, Officekräfte, Geschäftsführer, etc); das Um und Auf ist, dass die Menschen und deren individuelle Nutzen durch die Digitalisierung im Vordergrund stehen.“ Das beste Tool bringe nichts, wenn man dabei auf die Menschen vergesse. Man müsse die Mitarbeitenden mit jedem Tool, bei jedem Schritt, den man in diese Richtung mache, mitnehmen, im Dialog, nicht nur im Monolog – „besonders wenn es darum geht, warum man etwas digitalisiert, was es dem Unternehmen und den Mitarbeitenden bringt.“ Wenn man den Mitarbeitenden den jeweiligen Nutzen aufzeige, gebe es selten Probleme bei den Mitarbeitenden.
In Zeiten von Personalmangel und Kostendruck
Auf Seiten der Anbieter von digitalen Lösungen konzentriert sich die ToolSense GmbH (**) auf den Bereich Maschinen, Geräte und Betriebsmittel, inklusive Verbrauchsmaterial. Bei seinen Kunden sieht CEO & Co-Founder Alexander Manafi aktuell zwei große Herausforderungen: „Personalmangel (und dadurch auch die Überlastung von bestehendem Personal) und andererseits Kostendruck. Daher liegt unser Fokus darin, eine Lösung anzubieten, die einerseits einen sehr starken Business Case hat, sprich: sehr schnelle Rentabilität. Und andererseits darin, das bestehende Personal von administrativen Themen freizuspielen und ein effizientes Rollout umzusetzen.“ Hierfür helfe es, „dass wir die User von ToolSense erst ab Objektleiterebene sehen, um dort administrative Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren – und um andererseits durch den Einsatz von moderner IoT Technologie unnötige Wege und Telefoniererei einzusparen.“
Manafi zum Thema Prozesse: „Wir sehen den großen potentiellen Mehrwert unserer digitalen Lösungen – auch hinsichtlich Zeitersparnis – in den Prozessen rund um den Bereich Maschinen, Geräte und Betriebsmittel.“
Wie sehen diese Lösungen konkret aus? Bei den zahlreichen Kunden aus der Reinigungsbranche, wenn es um Maschinen- und Betriebsmittel-Management geht, sieht Manafi, dass Excel, Papier und WhatsApp der heutige Stand ist. „Da“, so Manafi, „setzen wir an, indem wir diese bestehenden Excel-Listen auf eine Cloud-basierte Plattform & App bringen, wo man auf die ganzen Geräte zugreifen kann, eine zentrale ,Wahrheit’ für das ganze Unternehmen hat und wo man alle Prozesse rund um die Maschinen, Geräte und Betriebsmittel steuert.“ Wie zum Beispiel Prüfungen mit der App (z.B. Leitern-, PSA-, elektrische-, oder UVV-Prüfungen), oder Lebenszyklusprozesse (Beschaffung, Übersiedlung, Verschrottung,..). Wenn zum Beispiel der Objektleiter ein Gerät brauche, müsse er nicht mehr anrufen, sondern könne das über die App machen. „Oder wenn es um den Einkauf bzw. die direkte Weiterleitung an den Lieferanten geht, die auch am System dranhängen.“
Der andere Part sind IoT Tracker, etwa kleine, sehr günstige Bluetooth-Tracker (wie Apple AirTags), womit zum Beispiel Laufzeiten, Ortung und Batterie-Daten von Scheuersaugmaschinen erfasst werden. „Hier“, erklärt Manafi, „hat man natürlich auch den Vorteil, Alarme bekommen zu können, wenn eine Maschine beispielsweise nicht rechtzeitig nach Leistungsverzeichnis anfängt zu arbeiten.“ Man könne so den „bösen“ Anruf des Kunden vermeiden, indem er proaktiv über die Fakten benachrichtigt werde.
Durch IoT kann dem Objektleiter Arbeit abgenommen werden: „Er weiß genau, welche Maschinen nicht ausgerastet sind, und kann diese dann anderweitig verwenden. Wir sehen bei unseren Kunden, dass sie mit unserem Maschinenmanagement-Tool 10 bis 20 Prozent Maschinenkosten-Einsparungen pro Jahr erzielen“, sagt Manafi und spricht ein weiteres ganz wichtiges Thema an: „Die Stillstandszeiten der Maschinen, im Schnitt 2 Wochen bei unseren Kunden. Der Grund liegt in diesen manuellen Prozessen – von der Reinigungskraft über Vorarbeiter*in bis hin zu Objektleiter*in, zum Einkauf, zum Lieferanten vergeht viel Zeit, viele E-Mails, viele Anrufe und WhatsApp Nachrichten. Meist bleibt es einfach auch liegen.“ Während dieser zwei Wochen habe man zwei Möglichkeiten: „Entweder die Reinigungskraft reinigt manuell und braucht im Schnitt viermal so viele Stunden wie mit der Maschine, was im Schnitt 3.000 zusätzliche Personalkosten verursacht. Oder sie reinigt gar nicht und man muss mit Risiko-Kosten rechnen (z.B. Kundenunzufriedenheit, Abwanderung, Pönalen, Abzug, etc.). Durch ToolSense digitalisieren wir den kompletten Prozess – von der Reinigungskraft bis hin zum Lieferanten – und reduzieren so die Stillstandszeit auf unter 72 Stunden; so sparen unsere Kunden bis zu 7-stellige Beträge an Personalkosten.
Zunehmend auch die KI für einen arbeiten lassen
Als Anwender unterscheidet Michael Lackner, Geschäftsführer der Dr. Sasse Facility Management GmbH, bei der Digitalisierung von Prozessen grundsätzlich zwei Bereiche: firmeninterne und -externe Prozesse. Beispiel Auftragsabwicklung: „Wenn der Vertriebsmitarbeiter das erstmal Kontakt mit einem potentiellen Kunden hat, entsteht ein Lead, eine Anbahnung, und dann geht es schon digital los, indem das bereits in einem System – wir arbeiten hier mit Microsoft – zum erstmal erfasst wird.“ Dann gehe es weiter über die Angebotserstellung, die im System abgebildet werde, die Beauftragung, die vom Kunden komme, die Auftragsbestätigung und einen Lieferschein, der aus dem System digital generiert und unterschrieben und direkt in eine Rechnung übergeführt werde. Und dazwischen werde auch noch eine Materialbestellung abgewickelt. „Das alles wird bei uns vom ersten Gespräch an schon digital abgebildet“, sagt Lackner.
Spannend sind für Lackner „natürlich auch unsere internen Prozesse, wobei wir bei branchenspezifischen Themen mit ToolSense zusammenarbeiten – da geht es eben um die Maschinen- und Geräteverwaltung, auch um eine engere Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten, etwa wenn es Gebrechen gibt.“ Auch das Thema Künstliche Intelligenz werde zunehmend interessanter, zumal wenn es darum gehe, aus gesammelten Daten gewisse logische Schlüsse zu ziehen. Mit diesen Daten könne man sich selbst auseinandersetzen oder lasse das eine KI für sich machen.
„Aktuell wenden wir uns mit dem Thema Digitalisierung viel stärker zum Kunden hin“, so Lackner, sprich: „wie wir vor Ort beim Kunden Daten sammeln und dadurch eine noch bessere Dienstleistung erbringen können.“ Da arbeite man auch mit dem digitalen Servicemanagement-System Check-Me-Now von Greenbird, das drei Dinge in einem System vereine: die Feedback-Auslösung (per „Ampelsystem“), einen Bewegungsmelder, der die Nutzer zähle, und die Bestätigung, welche Tätigkeiten von der Reinigungskraft durchgeführt wurden. Eine sehr einfache Lösung, wo auch der Kunde unmittelbar den Benefit sehe.
In der Auftrags- bzw. Leistungssteuerung arbeitet Dr. Sasse mit Facility APPs eines holländischen Herstellers zusammen, auch direkt mit dessen Programmierern, um die Software immer wieder weiterzuentwickeln und individuell anzupassen.
Lackner kann auch von Neuem von Partner ToolSense berichten: Es sei um ein System zur Bestätigung, dass Reinigungstätigkeiten auch tatsächlich ausgeführt wurden, gegangen. Und zwar ohne einen großen Arbeitsaufwand dahinter zu haben. Denn Digitalisierung – „so gesehen der falsche Ausdruck“ – funktioniere ja nur, wenn man automatisiere. Es gehe um Automatisierung der Prozesse mit Unterstützung der Digitalisierung. Es gehe nicht nur darum, Prozesse einfach von analog auf digital zu ändern, sondern darum, Schritte zu automatisieren. „Und da“, so Lackner, „arbeitet ToolSense an einer neuen Weiterentwicklung, nämlich: Die Reinigungskraft geht in einen Raum, der Reinigungswagen und der Raum sind mit Sensoren ausgestattet und durch die Anwesenheit wird die auszuübende Tätigkeit bestätigt. All das, was die Reinigungskraft beim Vorgängersystem noch aktiv anklicken musste, passiert jetzt automatisiert. Es entsteht kein Mehraufwand für die tatsächliche Tätigkeit.“ Das Wichtigste sei eben, dass Digitalisierung nicht mehr Aufwand bedeute, sondern ein Mehrwert geschaffen werde. „Hier geht es auch um Transparenz gegenüber unseren Kunden, und zwar ohne großen Aufwand. Digitalisierung muss der Qualität- und Effizienzsteigerung gegenüber unseren Kunden dienen.“
(*) Die IcoSense basiert auf 3 Kompetenzsäulen: IT-Betreuung und Beratung für Unternehmen, Individual-Softwareerstellung, die wir auf Wunsch von Unternehmen genau auf deren Anwendung abgestimmt erstellen, und als Dritte Säule eine ERP-/Reportingsysteme Fachabteilung. Dazu haben wir noch 2 Produkte entwickelt, einmal die Software peak2pi für Maschinendatenerfassung in der Industrie, und die Software fantos, wo es um Digitalisierung von Objektbetreuer-Tätigkeiten geht.
(**) Konzentriert auf den Bereich Maschinen, Geräte und Betriebsmittel inklusive Verbrauchsmaterial, bietet die ToolSense GmbH zur Synchronisation der Daten für die Buchhaltung Schnittstellen zu unterschiedlichen ERP-Systemen an, wie zum Beispiel Navision, Microsoft, SAP, Oracle und ASE in Österreich. ToolSense stellt quasi den verlängerten, Nutzer-freundlichen Arm des ERP-Systems ins Feld dar.
