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„Mehr Effizienz und umfassende Echtzeitkontrolle“

Thomas Bakeberg, Geschäftsführer der andavis GmbH (D), im Gespräch über die „Blink-App“ für Gebäudereiniger. Von der Zeiterfassung über Dienstplanung bis hin zur Kommunikation und Materialbestellung werden alle Prozesse reibungslos und digital in der Cloud abgewickelt.

Was bieten Sie an elektronischer Zeiterfassung spezifisch den Reinigungsunternehmen an?

Mit der Blink App kann die Reinigungskraft die Zeit stoppen und starten. Das heißt, es wird ein QR-Code gescannt und dann kann man in der App sehen: Wann habe ich gestartet? Und wenn man fertig ist mit der Arbeit, kann man wieder stoppen. Aber natürlich gibt es noch viel mehr Funktionalitäten. Zum einen kann die Reinigungskraft auch ihren Dienstplan sehen: „Wann bin ich nächste Woche eingeplant?“ Oder wenn man als Springer, als Vertretung eingeplant wird, kann man das auch sofort sehen oder bekommt eine Push-Benachrichtigung aufs Handy und weiß, wo man hin muss. Wir haben auch einen Routenplaner integriert. Das heißt, ich kann mich auch zu dem Objekt führen lassen, wenn ich da noch nie gearbeitet habe. Und ich kann auch kommunizieren: Das ist auch ein ganz wichtiger Bestandteil. Wir wollen mit der App nicht nur das Thema Zeiterfassung abbilden, sondern wir wollen diese letzte Meile zur Reinigungskraft schließen. Wir wollen in die Digitalisierung, die in Unternehmen stattfindet, die Reinigungskraft mit reinholen. Und dazu gehört natürlich auch, dass man über einen datenschutzkonformen Chat kommunizieren kann. Man hat sogar die Möglichkeit der automatischen Übersetzung! Wenn zum Beispiel die Lohnbuchhaltung auf Deutsch der Reinigungskraft eine Frage schickt, kann die Reinigungskraft auf Übersetzen klicken und es in ihre Sprache übersetzen. So werden die Kommunikationshürden zu den Reinigungskräften reduziert oder auch ganz abgebaut.

Aber ist es ein Tool, das in erster Linie für den Arbeitgeber gedacht ist?

Ja, genau. Der Arbeitgeber profitiert erst mal am meisten.

Wir wollen mit der App nicht nur das Thema Zeiterfassung abbilden, sondern wir wollen diese letzte Meile zur Reinigungskraft schließen. Wir wollen in die Digitalisierung, die in Unternehmen stattfindet, die Reinigungskraft mit reinholen.

Oder für den Kunden oder beide? 

Ich kann auch dem Kunden über das Kundenportal einen Zugriff geben. Das heißt also, der Kunde kann in Echtzeit sehen, was gerade in seinem Objekt passiert. Das kann ich konfigurieren: Was soll er sehen? Soll er auch die Ist-Zeiten sehen oder soll er nur sehen: „Ja, es ist jemand vor Ort?“ Oder er kann ein Ticket erstellen, eine Reklamation, einen Nachreinigungsauftrag – das kann er direkt über das Portal erstellen. Wir wollen schon versuchen, alle Beteiligten mit reinzuholen.

Wenn wir es segmentieren: Was ist der Nutzen für den Arbeitgeber? Ist das eine direkte, quasi in die Lohnbuchhaltung gehende Erfassung, wie lang der Mitarbeiter dann tatsächlich gearbeitet hat?

Genau. Die Themen Arbeitszeit, Urlaubsantrag, Krankenmeldung – also diese Standardprozesse, die ja für die Lohnabrechnung wichtig sind, die können über Blink abgebildet werden. Wir haben einen Freigabeprozess in der App: wenn eine Zeit erfasst wurde, kann sie nochmal überprüft werden, freigegeben werden und dann über Schnittstellen in die Lohnbuchhaltung importiert. Die Arbeitgeber sparen deutlich Zeit, weil diese Zettel, die irgendwo im Objekt hängen, oder die Excel-Tabellen, die jeden Monat ausgefüllt werden müssen, fallen weg. Und das ist komplett digital.

Okay. Bedingung ist ein Smartphone?

Ja. Das ist die Idee, dass die Reinigungskraft ihr privates Smartphone dafür einsetzt und dort die App installiert. Es gibt auch Szenarien, wo Kunden die Geräte stellen. Das ist natürlich teurer für den Arbeitgeber, aber grundsätzlich würde das auch gehen. 

Ihr Adressat ist in erster Linie der Arbeitgeber, also der Reinigungsdienstleister, der diese App für seine Mitarbeiter anschafft?

Genau.

Wenn ich es richtig verstanden habe – der Arbeitgeber kann nicht nur die Zeiterfassung machen im Objekt, sondern es ist quasi auch ein Beweis für den Kunden, dass er tatsächlich dort war?

Ja, auf jeden Fall. Das ist tatsächlich oft der Startpunkt dafür, dass Kunden oder Gebäudedienstleister zu uns kommen, weil sie einen Kunden gewonnen haben, der sagt: „Ich möchte, dass wir einen Nachweis haben für die Zeit, die erbracht wurde, und zwar zeitnah und nicht erst am Ende des Monats als Excel, sondern wir wollen jede Woche sehen, wer da war und was geleistet wurde.“ Und das kann man über dieses Portal von uns sehr einfach abbilden. 

Kommen wir zur Arbeitskraft, also zum Ausführenden: Ich nehme an, er loggt sich irgendwo ein bei dem Kunden, wo er arbeitet, und startet somit dann die Zeiterfassung. Was ist für ihn sonst noch drin?

Ich kann natürlich sehen, wie viele Stunden habe ich in dieser Woche, in diesem Monat schon gearbeitet. Das heißt, ich habe meinen Zeitnachweis für mich persönlich immer dabei. Ich muss das nicht auf einen Zettel aufschreiben, sondern ich sehe sehr transparent: Wie viel Stunden habe ich schon gearbeitet? Wie viel Überstunden habe ich geleistet? Das sehe ich sofort in der App.

Außerdem kann ich darüber den Urlaubsantrag stellen. Und ich sehe auch noch, wie viel Tage Urlaub ich in diesem Jahr noch habe. Thema Krankmeldung: Ich kann den Meldezettel vom Arzt fotografieren, dranhängen und dann digital übertragen. 

Die App kann 20 Sprachen, ich stelle die App in meiner Sprache ein und die gesamte Oberfläche ist dann in meiner Sprache.

Ich sehe meinen Dienstplan. bzw. wo ich diese Woche, nächste Woche eingeplant bin und was ich dort tun muss. Wir haben auch die Möglichkeit, wenn ich mich im Objekt eingestempelt habe, dass ich dort auch zusätzliche Daten zum Objekt sehen kann oder auch eine Schlüsselübergabe durchführen.

Die Objektleitung hat eine eigene App und über diese Manager-App kann sie sofort sehen, ob Mitarbeiter vor Ort sind oder nicht. Und wenn jemand nicht pünktlich erscheint im Objekt, bekommt die Objektleitung eine Push-Benachrichtigung.

Zu Ihrer Zielgruppe. Von welcher Unternehmensgröße gehen wir da aus? Vom Kleinsten bis zum Größten?

Also wir starten bei ungefähr 40 Mitarbeitern. Für sehr kleine Unternehmen ist das System dann vielleicht zu teuer. Nach oben gibt es keine Grenze.

Und das wird verrechnet pro App?

Nein, pro Benutzer, pro Monat. Das fängt an bei 4,90 € pro Benutzer, pro Monat. Der Einstieg sind 196 € im Monat für 40 Reinigungskräfte. Und wie die dann letztendlich Zeit erfassen, ist egal, ob über App, Terminal, Telefon, manuell, ganz egal. Und auch eine Objektleitung oder ein Systemadministrator kostet den gleichen Preis. Wir haben ein sehr einfaches Preismodell dahinter. 

Habe ich vergessen, irgendwelche Fragen zu stellen?

Einen Punkt möchte ich noch erwähnen, und zwar: Ein wichtiger Aspekt, auch von der App, und das ist auch für den Arbeitgeber wichtig, sind die Objektleitungen. Denn die Objektleitungen haben ja immer extrem viele Mitarbeiter, viele Objekte, die sind immer im Spagat zwischen Kunden glücklich zu machen, aber auch Mitarbeiter glücklich zu machen. Und dann müssen sie alles in den Sollvorgaben schaffen. Das ist schon ein sehr anspruchsvoller Job. Und da hilft unsere App auch extrem. Die Objektleitung hat eine eigene App und über diese Manager-App kann sie sofort sehen, ob Mitarbeiter vor Ort sind oder nicht. Und wenn jemand nicht pünktlich erscheint im Objekt, dann bekommt die Objektleitung eine Push-Benachrichtigung. Ich muss nicht selber nachschauen, sondern die App sagt mir: „Hey, schau mal in diesem Objekt nach. Da sind fünf Leute nicht zur Schicht erschienen.“ Das heißt also, ich habe einen sehr schnellen Überblick. Das ist das Erste. Das Zweite: Ich kann über die App auch sehr einfach Umplanungen vornehmen, auch das ist ja tägliches Geschäft. Es ruft jemand an und sagt: „Ich bin krank“ oder „Ich brauche eine Vertretung“ – da bietet die App eben auch sehr viel Unterstützung, indem sie dann zum Beispiel eine Vertretung vorschlägt, die schon mal in dem Objekt war oder die vielleicht an dem gleichen Tag eh dort arbeitet. 

Und Thema Kommunikation genauso: Ich kann chatten, ich kann Tickets erstellen, Kommentare und so weiter. Und die Objektleitung kann dann auch am Ende oder während des Monats schon sehen, wie die Objekte laufen. Bei den meisten Unternehmen ist es ja so: Am Ende des Monats muss sich die Objektleitung 2 – 3 Tage nur mit dem Thema Arbeitszeiten beschäftigen. Über unsere App kann man das deutlich entspannen, indem man das zum Beispiel wöchentlich macht. Also das ist für die Objektleitung ein extremer Mehrwert, weil es vieles transparent macht und einfacher. 

Die wirklichen Nutznießer sind also die Objektleiter und deren Teams?

Ja, dort findet eine echte Arbeitserleichterung statt.

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