Philipp Schmitzberger, Geschäftsführer von IcoSense, im Gespräch über fantos, die von IcoSense entwickelte All-in-One-Lösung für Objekt- und Stammdatenverwaltung, Tourenplanung & Mitarbeiterorganisation.
Reinigung aktuell: Wie kam es zu fantos?
Schmitzberger: 2018 kam ein bestehender Kunde aus der Branche Gebäudereinigung auf uns zu. Er suchte nach einer einfachen Lösung für die Verwaltung seiner Objekte, Ressourcen und MitarbeiterInnen. Was bisher an Informationen in zahlreichen Telefonaten und E-Mails ausgetauscht worden war, sollte zentral für alle Mitarbeiter verfügbar sein. Fragen wie „Welche Aufgaben sollen von wem bei welchem Objekt erledigt werden?“ und „Welche Ressourcen sind verfügbar?“ sollten sich durch die von uns geschaffene Lösung erübrigen. Wir haben dann damit begonnen, eine schmale Lösung hierfür zu kreieren. Als wir diese erschaffen hatten, begannen wir uns tiefergehend mit der Branche zu befassen und kamen schnell zu der Erkenntnis, dass es wenig bestehende Produkte für diese Problemstellung gab. In enger Abstimmung mit mehreren regionalen Hausbetreuern, Reinigern und Haustechnikern wurden die Basisfunktionen von fantos konzipiert, entwickelt und auch ausgiebig getestet. Heute ist fantos bei zahlreichen Gebäudedienstleistern im Einsatz und erleichtert den MitarbeiterInnen den Arbeitsalltag.
Reinigung aktuell: Was ist Ihnen aufgefallen, als Sie vermehrt mit der Branche in Berührung gekommen sind?
Schmitzberger: Bei den ersten Besuchen ist uns aufgefallen, dass diese Branche im Vergleich mit anderen eher noch wenig digitalisiert ist. Das liegt vermutlich zu einem großen Teil auch daran, dass es kaum maßgeschneiderte Branchenlösungen gibt. Vieles wird noch klassisch mit Papier und Stift festgehalten und verwaltet. Da kann es dann schon einmal passieren, dass eine Notiz verloren geht.
Die UnternehmerInnen, mit denen wir in Kontakt stehen, kämpfen auch mit Unzufriedenheit in diesen Bereichen. Es fehlt an Transparenz, Informationen gehen manchmal im Eifer des Gefechts unter und Prozesse sind nicht standardisiert, was das Einlernen von neuen MitarbeiterInnen zur Herausforderung macht. Der Wille und der Bedarf sind auf jeden Fall vorhanden. Viele UnternehmerInnen haben sich autodidaktisch eine Lösung aus einer Mischung von Tools wie WhatsApp, Excel und co. aufgebaut. Das Problem hierbei ist, dass diese Systeme dafür oft nicht ausgelegt sind bzw. datenschutzrechtlich mehr als bedenklich sind. Wir haben diese Bedürfnisse erkannt und entschieden: Es muss besser gehen, es muss einfacher gehen und es muss leistbar bleiben.
Reinigung aktuell: Welche Abteilungen erfahren einen Mehrwert durch fantos?
Schmitzberger: Alle. Ob Objektleiter, Techniker, Reinigungskraft, Winterdienst oder Grünanlagenpfleger, jeder braucht gewisse Informationen für die Ausübung seiner Tätigkeiten. Es sind die kleinen Hinweise, wie spezielle Anforderungen an das Reinigungsmittel oder welche Sträucher geschnitten werden sollen, die am Ende des Tages für die Servicequalität ausschlaggebend sind. Ein weiterer Faktor für die Servicequalität ist die Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit. Hier kommt auch die zeitliche Komponente ins Spiel. Themen wie „Wurde die Parkbank im Frühjahr wieder nach draußen gestellt oder die Wäschespinne im Herbst abgebaut?“ werden bei fantos dokumentiert und mit Erinnerungsfunktion versehen.
Reinigung aktuell: Was unterscheidet Sie von anderen Softwareanbietern dieser Branche?
Schmitzberger: Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern haben wir unseren Fokus auf die operative Komponente gesetzt anstatt auf die kaufmännische. Wir haben hierfür Schnittstellen entwickelt, so dass Rechnungslegung und co. trotzdem kein Problem darstellen. Darüber hinaus war es unser Anliegen, die Software für alle zugänglich zu machen. Und ich denke, das ist uns auch gelungen. Ab 59,-€ pro Monat kann man mit fantos starten, und das, ohne ein Vermögen zu investieren. Es rechnet sich sogar schon bei 2-Mann-Unternehmen. Uns ist eines extrem wichtig: Ein kleines Unternehmen muss die gleichen Chancen haben wie ein großes. Österreich hat nicht umsonst den Beinamen „das Land der KMUs“.
Wir zählen mit unserem Unternehmen selber auch zu dem KMUs, und nicht zuletzt daher war es uns immer ein Anliegen, vor allem KMUs mit Möglichkeiten in Richtung Digitalisierung zu unterstützen.
Ich glaube, jede/r UnternehmerIn hat eine Chance verdient. Auch wenn ich als Unternehmen klein bin, habe ich die Chance verdient, mich zu beweisen und mit entsprechenden Tools zu arbeiten – Digitalisierung soll nicht den Konzernen vorbehalten sein.
Reinigung aktuell: Welche Argumente sprechen für fantos?
Schmitzberger: fantos bedeutet einen Zeitgewinn für das Unternehmen. Wir haben auch die Erfahrung gemacht, dass Transparenz ein großes Thema für die Unternehmensleitung ist, welche mit fantos gewährleistet wird. Ein weiterer, etwas unschöner Aspekt: Ich habe leider keine Garantie dafür, dass es mir als GeschäftsführerIn immer gut geht – ein Unfall, eine Krankheit, und das Unternehmen steht von heute auf morgen still. Ein Unternehmen sollte unabhängig arbeiten können. Dazu braucht es aber eine Zentralisierung aller benötigten Informationen.
Außerdem spricht das Stichwort Standardisierung für fantos. Eine/n neue/n MitarbeiterIn in einen Standard einzulernen, ist natürlich viel einfacher als in ein dynamisches System. Das heißt, das Anlernen von MitarbeiterInnen kann sehr viel schneller erfolgen. Mit Standards, klaren Prozessen und eindeutigen Anleitungen können natürlich auch bestehende MitarbeiterInnen viel schneller und sorgfältiger arbeiten.
Reinigung aktuell: Auf welchen Geräten kann man fantos verwenden?
Schmitzberger: fantos ist geräteunabhängig und benötigt keine Installation. Egal ob am Smartphone, am Tablet oder am PC und welches Betriebssystem, die einzige Anforderung ist ein Internetzugang. Und der wird auch nicht immer benötigt. Einige Bereiche von fantos funktionieren auch ohne aktive Internetverbindung. Das liegt daran, dass die MitarbeiterInnen oft in Tiefgaragen oder Kellern zugange sind und dort oft der Empfang nicht vorhanden ist. Deshalb haben wir fantos so konzipiert, dass Änderungen trotzdem gespeichert werden und sobald eine Internetverbindung verfügbar ist, die Daten synchronisiert werden.
Reinigung aktuell: Wie viele Objekte werden aktuell mit fantos verwaltet?
Schmitzberger: Derzeit werden rund 4000 Objekte mit fantos verwaltet.
Reinigung aktuell: Angenommen, ich würde mich für fantos interessieren. Was kommt als Interessent auf mich zu?
Schmitzberger: Wenn Sie uns als Interessent anrufen oder eine E-Mail schreiben, wird sich unser Vertrieb für Sie Zeit nehmen und eine persönliche Beratung bei Ihnen vor Ort vereinbaren. Sie erhalten auch ein kostenloses Demosystem, damit Sie sich mit fantos vertraut machen können. Wichtig ist, dass wir jeden Kunden persönlich begleiten und beraten. Dabei unterstützen wir beispielsweise beim Einpflegen von bestehenden Daten oder helfen bei der Prozessoptimierung. Wir wollen, dass der Kunde sauber und unkompliziert mit fantos starten kann.
Wir sind generell sehr community-getrieben und leben von dem Feedback unserer Kunden. Auf Basis des Feedbacks werden neue Features entwickelt und bestehende Softwareteile optimiert. Alle zwei Monate kommt dann ein Update mit neuen Funktionen, welche natürlich kostenlos für alle Kunden zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus sind wir immer für unsere Kunden da und legen Wert auf persönlichen Support.
Reinigung aktuell: Ist fantos auch für größere Unternehmen attraktiv?
Schmitzberger: Wir sind mit kleineren Unternehmen gestartet, betreuen aber mittlerweile auch einige größere Kunden. Einer dieser Kunden hat uns vor Kurzem mitgeteilt: „Hätte es euch früher gegeben, hätte ich mir eine Menge Geld und Nerven erspart!“
Reinigung aktuell: Fazit?
Schmitzberger: fantos gibt kleinen und großen Unternehmen die Möglichkeit, ihre operativen Prozesse zu optimieren.
Als fantos Nutzer erhält man eine permanente Daten- und Informationsverfügbarkeit in Echtzeit, die sämtliche Geschehnisse im Unternehmen tagesaktuell aufzeigt. Die Verplanung der MitarbeiterInnen und Geräte wird mit fantos zum Kinderspiel. Und dank der einfachen Bedienung kann man gleich loslegen.
