Über die Zeiterfassung in Echtzeit von LogPro.
Text: Christian Wolfsberg
Genau was ich brauch!“, sagt nicht nur Hans Krankl für Zielpunkt, sondern auch Jürgen Hampel für LogPro. Freilich bezieht er das nicht auf sich, sondern auf die Zeiterfassung von LogPro, für die er in Österreich verantwortlich zeichnet. Was aber kann LogPro, was andere Zeiterfassungssysteme nicht können?
Die Echtzeit
Die Antwort von Jürgen Hampel, Vertriebschef von LogPro Österreich auf obige Frage: „Die Echtzeit! Bei LogPro stehen alle Daten dem Unternehmen, den Mitarbeitern oder auch dem Kunden sofort und jederzeit zur Verfügung. Echtzeit bedeutet außerdem, dass ich unmittelbar in die Prozesse eingreifen kann. Wird z. B. die Reinigung nicht zeitgerecht begonnen – weil sich niemand angemeldet hat – kann ich als Dienstleister auch sofort reagieren und Maßnahmen setzen. Mehr noch: Diese Übertragung in Echtzeit kann auch dazu genutzt werden, weitere Aufgaben sofort auszulösen. Wird z. B. eine Beschädigung oder eine außergewöhnliche Verschmutzung sichtbar, kann man das mit einem scroll-down Menü sofort dokumentieren, weiterleiten und auch beheben. Alle diese Funktionen können je nach Mitarbeiter und Funktion vorher festgelegt und definiert werden. Auch zusätzliche Aufträge können sofort – wie etwa bei DPD- oder Post-Zustellungen – sofort beauftragt und unterschrieben werden.“
Der Ablauf
LogPro kommt ursprünglich aus der Prozessoptimierung und hat sich auf die Entwicklung und Optimierung von Unternehmensprozessen für Reinigungs-, Facility- und Sicherheitsunternehmen spezialisiert. Auf Basis einfacher, aber ausgeklügelter Technik wird bei der Steuerung dieser Prozesse mittels Smartphones oder Tablet-Computer und NFC-Technologie geholfen. Die Kernprozesse der Leistungserstellung sind per se fast immer gleich und umfassen im wesentlichen die Parameter Personen – Objekte – Aufgaben – Zeiten – Ergebnisse. Hampel: „Der Ablauf in der Praxis ist etwa folgender: Im LogPro-Web-Portal werden Mitarbeiter, Objekte sowie Arbeitsvorgaben, -abläufe oder auch Checklisten angelegt. Die zu reinigenden Gebäude, Stockwerke, Räume – je genauer, desto besser – werden mit RFID/NFC Tags (Chips mit eindeutiger Seriennummer) versehen, bei denen sich die Mitarbeiter jeweils mit ihrem Gerät (z. B. Smartphone) anmelden. Die durchgeführten Tätigkeiten werden dann über die Branchen-/prozessbezogene Applikation (Anwendung) dokumentiert und in Echtzeit in das Web-Portal übermittelt. Dort stehen die Daten sofort zur Auswertung bereit. Wir brauchen also immer zwei Dinge: einen NFC-Tag, bei dem angemeldet bzw. abgemeldet wird, und ein Erfassungsgerät mit SIM Karte (wie z.B. ein handelsübliches Smartphone), mit der die Tätigkeit dann direkt in das Webportal eingespielt wird.“
Die Vorteile
Hampel nennt vier Vorteile: „Die Daten stehen Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Kunden 1. in Echtzeit, 2. fälschungssicher, 3. papierlos und 4. ortsunabhängig jederzeit zur Verfügung – und das schon für ein paar Euro pro Monat! Papierlos heißt, dass die erfassten Daten 10 Jahre lang mit jederzeitigem Zugriff in unserem Rechenzentrum gespeichert sind – also keine handschriftlichen Zettel! Fälschungssicher heißt, die Rohdaten können in keiner Weise verändert, jedoch von befugten Personen bearbeitet werden. Darüber wird jedoch auch Protokoll geführt. Wenn eine Zeit einmal mit Chip elektronisch erfasst wurde, dann war’s das. 17:32 Uhr bleibt immer 17:32 Uhr. Und ortsunabhängig heißt, die Daten sind immer und von überall via Internet abrufbar.“
Das Equipment
Das System besteht grundsätzlich aus vier Komponenten: dem Web-Portal, der Anwendung in Form von einem oder mehreren Apps – je nachdem welche Prozesse überwacht werden sollen, einem oder mehreren Erfassungsgeräten (NFC Technologie mit SIM-Karte) und der Kodierung der Objekte und Personen in Form von Tags. LogPro arbeitet bei Smartphones ausschließlich mit Android, also nicht mit Apple Geräten. Und die Kosten scheinen sich ebenfalls in Grenzen zu halten. Laut Jürgen Hampel kostet neben dem einmaligen Aufwand für das Portal und der Hardware die Zeiterfassung von etwa 15 Objekten und ca. 50 bis 100 Mitarbeitern nur ungefähr 100 EUR im Monat.
„Unser großer USP“, so Hampel: „Wir unterstützen den Gebäudedienstleister im Qualitätsbeweis gegenüber dem Kunden! Ich kann durch die festgelegten Kriterien die Arbeitsqualität in Form von Audits dem Kunden in vorgegeben Intervallen schriftlich belegen. Das erhöht Qualität und Transparenz und daher auch das Vertrauen. Das System stellen wir 4 Wochen zum Testen zur Verfügung und unterstützen den Dienstleister selbstverständlich auch in der internen Kommunikation – das ist ganz wichtig, damit die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, nur kontrolliert zu werden, sondern wissen, dass es um die Transparenz und Qualität gegenüber dem Auftraggeber erforderlich ist. Sicherer, schneller und günstiger geht`s nicht!“
Ad Mag. Jürgen Hampel, BA:
Jürgen Hampel ist ausgebildeter Betriebswirt und Wirtschaftspsychologe und seit über 20 Jahren in der nationalen wie internationalen Vertriebs- und Unternehmensorganisation tätig.
Über LogPro
Die Muttergesellschaft VDQ aus dem Rheinland nahe Köln wurde 1994 als IT- und Unternehmensberatung aus dem Bereich der Prozessoptimierung gegründet. Daraus hat sich dann der Bereich Flottenmanagement entwickelt (immer noch ein wichtiger Bestandteil der Kernkompetenzen). Durch Anfragen aus anderen Branchen ergab sich dann die Idee und Notwendigkeit, durch einfache Anwendungen die Betriebsprozesse in der Reinigungs-, Sicherheits- und Facilitybranche zu optimieren. VDQ bietet seinen Kunden möglichst alles aus einer Hand, daher wurde auch eigene Hardware für Apps entwickelt. Derzeit gibt es über 30 verschiedene Apps zur Prozessoptimierung. VDQ zählt sich zu den führenden Unternehmen in diesem Branchenzweig.
Info:
www.logpro.at
