Worauf es ankommt.
Text: Hansjörg Preims
Prozessoptimierung ist ein häufig verwendetes Schlagwort, das man jedoch nur schwer eingrenzen kann. Denn: DIE Prozessoptimierung gibt es genauso wenig wie DIE Lösung. „Grundsätzlich kommt es zunächst immer darauf an, welche Reinigungsqualität der Kunde haben möchte“, sagt Christian Höger, Gebäudereinigungsmeister, Berater und allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger. Bezogen auf die Gebäudereinigung müsse man nicht nur zwischen Ablaufprozess-, Reinigungsprozess- und Kostenoptimierung unterscheiden, sondern auch zwischen den Objekten: in einem Bürohaus habe man sicher andere Anforderungen als in einem Krankenhaus oder in einem Museum. So unterschiedlich die Anforderungen auch seien, eines bleibe aber immer gleich: „Der Schlüssel zur erfolgreichen Optimierung von Prozessen liegt immer in der Qualität des Beraters.“ Der Berater sollte eine fundierte Ausbildung mindestens als Reinigungsmeister aufweisen, über langjährige Erfahrung verfügen und auf jedes Kundenprojekt zugeschnittene Analysen liefern, und zwar objektiv und unabhängig.
„Diese Unabhängigkeit ist meinen Auftraggebern das Wichtigste“, so Höger. „Sie wollen nicht, dass der Berater mit einer Reinigungsfirma in irgendeiner Verbindung steht.“ Und genau in diesem Punkt gebe es doch große Unterschiede in der Qualität der Berater: „Ein guter Berater begeht zunächst persönlich jedes Objekt. Mit seinem fachlichen Background weiß er, wie man Prozesse optimiert, dabei gleichzeitig die Kosten reduziert und das gewünschte Reinigungsergebnis erzielt. Nicht wenige Berater gehen jedes Projekt einfach mit einer Optimierungsquote an, die nichts weiter beinhaltet, als prozentuale Reduzierungen für Materialkosten, Stundenpreise und Leistungen. So erzeugen sie häufig realitätsferne Erwartungshaltungen beim Kunden, welche die Reinigungsfirma dann nicht erfüllen kann.“
Viele Ansätze
Dabei könne „eine Prozessoptimierung an vielen Stellen erfolgen, zum Beispiel durch technische Innovationen, durch effizienteres Equipment, effektivere Reinigungsmittel, bessere Schulung der Reinigungskräfte – alles konsequent ausgerichtet auf die individuellen Anforderungen im aktuellen Projekt“, erklärt Höger. Genauso wichtig seien aber auch Kriterien wie Kommunikation, Qualitätssicherung und Wertschätzung – und das gleiche Ziel wie der Kunde.
„Ein richtiger Schritt in Richtung Prozessoptimierung – wenn es nicht nur um Kostenreduzierung gehen soll – könnte die ÖNORM D 2050 sein, die im KV für die Quadratmeterleistung hinterlegt ist, oder auch die neue Schulungsnorm D 2040“, konkretisiert Höger. „Im technischen Bereich sind zum Beispiel moderne Moppsysteme, Sprühsysteme und Konzentrate probate Mittel zur Optimierung. Selbst mit aufbereiteten Moppsystemen oder mit einer wasserarmen bzw. gar wasserlosen Reinigung lassen sich häufig Kosten reduzieren. Darüber hinaus gibt es moderne Ansätze zur Prozessoptimierung wie Glasreinigung mit Osmose, neue Steighilfen oder alpine Fassadenreiniger.“
Das volle Potential einer Prozessoptimierung könne aber nur gehoben werden, wenn ein erfahrener Berater mit der Erfahrung aus Hunderten Projekten, Objekten und Kundensystemen die anstehende Aufgabe aus unterschiedlichen Perspektiven betrachte. „Es geht darum, mit Sachverstand die individuellen Bedürfnisse des Kunden herauszuarbeiten, entsprechende Angebote zu ermitteln und eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten zu erzielen“, betont Höger. Es gebe keine Standardlösungen, denn: „Was für einen Kunden optimal ist, ist für einen anderen nicht anwendbar.“ Nur ein erfahrener Reinigungsexperte als Berater bringe das nötige Fachwissen mit, um auf allen Ebenen der Prozessoptimierung erfolgreich zu sein.
Mit dem richtigen Berater
Doch wie findet man heraus, wer der richtige Berater für ein anstehendes Projekt ist? Reinigungsexperte Höger meint: „Im Prinzip müsste ein Kunde mehrere Berater parallel beauftragen, die alle das gleiche machen, damit er am Ende sieht, wer wirklich der Beste ist.“ Er selbst gehe so vor: „Ich arbeite zum Beispiel am Anfang stets mit einem Fakten-Check, lasse Abfragen mit diversen Parametern durch das Auswertungstool für Ausschreibungen laufen und erst dann kann ich sagen, ob überhaupt ein Handlungsbedarf besteht oder nicht. Wenn ja, schließt sich eine fundierte Potenzialanalyse an, aus der sich dann ein Vorbudget ergibt, das dem Kunden zeigt, wo er heute steht und wo er mit einem modernen Reinigungsansatz stünde.“ Ganz wichtig, so Höger weiter: „Ich reduziere keine Stundensätze und auch keine Leistungen, sondern ich optimiere Prozesse. Aber eben individuell. Dies scheint ein sehr erfolgreicher Ansatz zu sein, denn im Durchschnitt erzielen wir so 12-15 Prozent Kosteneinsparung – bei strikter Einhaltung des definierten Leistungsergebnisses. Meist hat sich die Investition in unsere Beratungsleistung bereits im ersten Jahr amortisiert.“ Ein Risiko gehe also nicht der ein, der einen Berater engagiere, sondern nur der, der nicht den passenden erwische.
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