Praktische Fuhrpark-Verwaltung für KMU

Durch die Ausgliederung der Fuhrparkverwaltung werden Prozesse optimiert und die Effizienz in der betrieblichen Mobilität wird gesteigert.

Text Erika Hofbauer

Die meisten Fuhrparkmanagement-Anbieter sind sich einig: Eine Auslagerung der Firmen-Kfz-Betreuung lohnt sich bereits ab dem ersten Fahrzeug. „Abhängig von der Unternehmens- bzw. Fuhrparkgröße stehen unterschiedliche Vorteile im Vordergrund“, erklärt etwa Martin Kössler, Geschäftsführer der ALD Automotive Fuhrparkmanagement und Leasing GmbH: „Während Unternehmen mit einer kleineren Flotte vorrangig von besseren Einkaufskonditionen profitieren, sind es bei größeren Unternehmen vor allem geringere Prozesskosten, die Einsparungspotential bieten.“ Auch für Renato Eggner, Geschäftsführer des
Raiffeisen-Leasing Fuhrparkmanagements, lohnt sich Outsourcing schon ab dem ersten Firmenwagen: „Idealerweise geht es mit einer Finanzierung via Full-Service-Leasing einher. Denn so profitieren Unternehmen von der gesamten Palette an fahrzeugbezogenen Dienstleistungen und Services aus einer Hand“, so Eggner. Ein professionell geführter Fuhrpark kann Zeit und Kosten sparen. Entscheidend sind die Auswahl des idealen Fahrzeuges, Prüfung auf Richtigkeit und Notwendigkeit von Werkstattrechnungen durch Profis und deutliche Verringerung des Verwaltungsaufwandes durch Sammel­abrechnungen fürs Tanken, Parken und Reparaturen.

Ab einem Auto rechnet sich’s

Hans-Peter Strasser, Geschäftsführer der EBV-Leasing GmbH und zuständig für das Flottenmanagement, bestätigt ebenfalls: „Grundsätzlich wird es ab einem Fuhrpark von 5 Fahrzeugen interessant, wobei es Kunden gibt, die bereits ein Auto in eine Fuhrparkverwaltung mit Finanzierung geben.“ Die landläufige Meinung vieler Unternehmer ist, dass sich externes Fuhrparkmanagement nur für große Fuhrparks auszahlt. Doch wann ist ein Fuhrpark eigentlich groß? Wie viele Fahrzeuge muss man haben, um als groß bezeichnet zu werden? Fuhrparkberater Henning Heise, Geschäftsführer von Fleetconsulting, hat eine Erklärung zur Hand: „Jeder Fuhrpark ist groß, wenn man ihn in Relation zu Unternehmensgröße, Mitarbeitern oder Umsatz, sieht. Wie beim kleinen Unternehmen, ist der Fuhrpark auch bei einem Großunternehmen meist eine der Top-5-Budgetpositionen.“

Es macht daher bereits ab einem Fahrzeug Sinn, das Fuhrparkmanagement an einen professionellen Partner auszulagern, bestätigt auch Nigel Storny, Geschäftsführer von LeasePlan Österreich: „Vor allem Klein- und Mittelberiebe schaffen sich dadurch mehr Zeit für ihr Kerngeschäft und haben ihre Kosten immer im Blick. Ein großer Vorteil des externen Fuhrparkmanagements ist die unmittelbare Verfügbarkeit der Fahrzeuge.“

Outsourcing im Trend

Welche Kriterien sind also bei der Entscheidung „Outsourcing oder Selbstverwaltung“ für den typischen Klein- und Mittelbetrieb ausschlaggebend? ALD-Chef Martin Kössler: „Outsourcing liegt österreichweit im Trend. Zum einen sind Zeit- als auch Kostenaufwand in der Verwaltung enorm. Durch Outsourcing wird der interne Verwaltungsaufwand reduziert und Unternehmen können sich wieder verstärkt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Das schafft Flexibilität und entlastet das Budget.“ Ein weiterer Punkt, der für Outsourcing spricht, sei nicht zuletzt das Fachwissen eines externen Dienstleisters sowie das breitgefächerte Serviceangebot, das Unternehmen passgenau auf ihren Bedarf abstimmen können, argumentiert Kössler: „Vom Einkauf über Wartung, Schadenmanagement und Road Assistance bis hin zur Versicherung. Die individuelle Beratung, unter Berücksichtigung der Total Cost of Ownership, steht dabei stets im Mittelpunkt.“ Nicht zuletzt müsse man das Kosten- und Risikoargument bedienen: „Unternehmen gehen im klassischen Sinne des Outsourcing, sprich beim Operating Leasing, keinerlei Preis-, Verwertungs- oder Restwertrisiko ein und das Eigenkapital bleibt durch die Zahlung einer monatlichen Rate unangetastet.“ Freilich spreche auch einiges für die Selbstverwaltung, spricht Kössler von erhöhter Entscheidungsfreiheit: „So unterliegen Unternehmen durch den Erwerb von Eigentum keinerlei Einschränkungen was Laufzeit, Versicherung oder Gesamtkilometerfahrleistung betrifft, tragen aber wiederum auch sämtliche Risiken.“
Auch Raiffeisen Fuhrparkmanagement-Chef Renato Eggner sieht ähnliche Szenarien: „Der Fuhrpark ist ein nicht zu unterschätzender Zeit- und Kostenfaktor eines Unternehmens. Vor allem in kleinen Betrieben bleibt die Verwaltung der Firmenfahrzeuge häufig beim Geschäftsführer hängen.“ Durch die Ausgliederung der Fuhrparkverwaltung sei eine kosteneffiziente Nutzung gewährleistet, Prozesse werden optimiert und die Effizienz in der betrieblichen Mobilität wird gesteigert: „Der Firmenleiter kann sich dann wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren.“ Darüber hinaus habe man beim professionellen Fuhrparkmanagement eine finanzielle Planbarkeit für alle Dienstfahrzeuge, und das mit garantierten Kosten, so dass es keine Überraschungen geben kann, so Eggner: „Der Kunde bekommt von uns nur noch eine Rechnung pro Monat für alle Fahrzeuge.“ Das Motto „Zeit ist Geld“ zählt auch für EVB-Flottenmanagement-Geschäftsführer Strasser: „Tatsächliche Kostenersparnisse ergeben sich aus der richtigen Auswahl des geeigneten Fahrzeuges, der Finanzierung mit optimaler Liquiditätssteuerung, fixe und damit kalkulierbare laufende Kosten für Reifen und Wartung, Rechnungsüberprüfungen durch Profis, einheitlicher Versicherungstarif ohne Bonus/Malus, Tankrabatte und Null Verwertungsrisiko am Ende der Laufzeit.“ Es gibt Berechnungen, erzählt Strasser, dass sich Unternehmen durch die Einsparung der Belegflut im Jahr bei einer Fuhrparkgröße von 15 Fahrzeugen 2.000 Euro im Jahr ersparen.“

Der Wegfall des gesamten Belegwesens bei einem ausgelagerten Fuhrpark ist auch für Gerhard Rauscher, Geschäftsführer des UniCredit Leasing Fuhrparkmanagements, ein starkes Argument: „Das Unternehmen hat dennoch die volle Kostenkontrolle und –garantie über die gesamte Laufzeit hinweg. KMU können so bis zu 15 Prozent Kosteneinsparung realisieren und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren, statt Diskussionen mit Steuerberatern, Werkstätten, Händlern, Reifenlieferanten und Mineralstofffirmen zu führen.“

Lohnt sich externes Fuhrparkmanagement für kleine Unternehmen? Fleetconsulting-Geschäftsführer Heise: „Der Fuhrpark eines kleinen Unternehmens ist in der Regel teurer als beim Großen, denn es hat nicht die gleichen absoluten Abnahmemengen und bekommt somit nicht die gleichen guten Konditionen im Einkauf. Dies bezieht sich nicht nur auf den Einkauf von Fahrzeugen, sondern auch auf alle anderen

Bereiche des Fuhrparks wie Treibstoff, Versicherungen, Werkstatt.“ Bei größeren Fuhrparks hingegen gibt es oft eine eigene Abteilung mit geschultem Personal, das sich um die Fahrzeuge kümmert, bei einem Kleinbetrieb ist es oft der Eigentümer selber, weiß Heise: „Somit blockiert er die Managementkapazität des Unternehmens mit Belangen, die nicht zum Kerngeschäft gehören und kann sich nicht um die Angelegenheiten kümmern, mit denen er Geld verdient.“ Die Investition in eine geeignete Software rechnet sich bei ein paar Fahrzeugen auch nicht und somit fehlen die Tools, um ordentliche Auswertungen oder Analysen zu den Kosten der Fahrzeuge zu machen.

Spezielle Tools und Pakete

Etwa 70 Prozent der gewerblich genutzten Fahrzeuge entfallen auf sogenannte KMU mit einem Fuhrpark bis 9 Fahrzeuge, weitere 10 Prozent auf Fuhrparks mit einer Größe bis 49 Einheiten. Die KMU stellen somit ein großes Potential dar, auf das sich die Fuhrparkmanager schon eingestellt haben und spezielle Programme für Kleinflotten entwickelt haben. Auch bieten die meisten Fuhrparkverwalter spezielle Tools an, um das Management der Fahrzeuge für Firmenmitarbeiter zu erleichtern:

• Beim Raiffeisen Fuhrparkmanagement gibt es eine App, die die Administration vereinfachen soll. Herzstück ist die Barbelegsabrechnung, erzählt Geschäftsführer Eggner. Damit werden Belege bequem mit dem Smartphone fotografiert und zur Abrechnung übermittelt. Dadurch erspart sich der Dienstwagenfahrer das Sammeln und postalische Übermitteln seiner Belege und bekommt durch die unmittelbare Weiterleitung des Belegs schneller getätigte Barauslagen refundiert.
• Mit dem „KMU-Paket“ bietet UniCredit Leasing Austria ein Fuhrparkmanagement-Produkt an, das schon ab einem Fahrzeug möglich ist, erklärt UniCredit-Fuhrparkmanagement-Geschäftsführer Rauscher: Damit bekommen Freiberufler und KMU zusätzlich zur Finanzierung individuelle Leistungspakete angeboten, die über das Schadenmanagement bis zum Tankkartenmanagement reicht. Aktuelle Auswertungen und Online-Reporting sollen noch für die optimale Transparenz sämtlicher Kosten sorgen.
• Der Mobilitätsbedarf von KMU ist oft saisonalen und projektabhängigen Schwankungen unterworfen. Die neuen LeasePlan-Produkte GRID und FlexiPlan sollen das Fuhrparkmanagement unterstützen. GRID ist ein flexibler Kilometer-Laufzeit-Plan für einen langfristigen Fahrzeugbedarf ab 24 Monaten. Die zwei Parameter „Vertragszeitraum“ sowie „Laufleistung“ lassen sich flexibel kombinieren – ohne finanzielle Überraschungen. Ab Oktober gibt es mit FlexiPlan eine zusätzliche flexible Mobilitätslösung. Hier werden bei einem kurz- bis mittelfristigen Mobilitätsbedarf von 2 bis 24 Monaten On-Demand-Lösungen mit einem FullService-Paket zur Verfügung gestellt. Das Besondere bei beiden Produkten: Es fallen keine vorzeitigen Kosten für Vertragsauflösungen oder -verlängerungen an, sollte sich der Mobilitätsbedarf plötzlich ändern.

  

• Zur Entlastung des Alltags hat die zur BMW Group gehörenden Alphabet Fuhrparkmanagement Austria GmbH den so genannten AlphaGuide entwickelt, erzählt Geschäftsführer Terno Schwab: „Mit dieser Mobilitäts-App haben Fahrer jederzeit Zugriff auf relevante Fahrzeugdaten – zum Beispiel welche Services in den Leasingvertrag inkludiert sind oder wann eine Fahrzeugrückgabe fällig ist. Zeitaufwändige Abstimmungsschleifen zwischen Fahrer und Fuhrparkmanager entfallen damit.“ Da auch immer stärker Energieeffizienz und ein nachhaltiger Fuhrpark in den Fokus von Unternehmen rückt, bietet Alphabet Austria mit AlphaElectric eine Komplettlösung zur Integration von Elektrofahrzeugen in den Fuhrpark an. Zusätzlich gibt es eine Kooperation mit Digital Energy Solutions in allen Fragen der Energieoptimierung im Fuhrpark, erzählt Schwab: „Dies beinhaltet das Laden von E-Fahrzeugen am Unternehmensstandort, an öffentlichen Ladestationen sowie beim Dienstwagennutzer zu Hause.“

Kostenvergleiche anstellen

Dass der Teufel oft im Detail liegt, weiß Fuhrparkmanagement-Consulter Heise nur zu gut: „Eine der vielen Stärken eines externen Fuhrparkmanagers sind Kostenvergleiche zwischen Fahrzeugen. Denn ein im Einkauf vermeintlich günstiges Fahrzeug, kann in den Gesamtkosten – den so genannten Total Cost of Ownership TCO – leicht teurer werden als das scheinbar anschaffungskostenintensivere.“ Weiters wissen die Externen auch besser Bescheid, wie lange ein Fahrzeug genutzt werden soll, dass es wirtschaftlich ist: „Das ‚zu Tode‘ fahren ist immer teurer als das Fahrzeug zum richtigen Zeitpunkt auszutauschen.“ Diese ‚Optimale Nutzungsdauer‘ hängt von der jährlichen Fahrleistung und der Marke, dem Modell und der Motorisierung ab, so Heise. LeasePlan-Chef Storny versucht sich in einer Kosten-Nutzen-Analyse: „Die internen Kosten sowie die Nebenkosten von Klein- und Mittelbetrieben lassen sich nicht verallgemeinern. Für einen Fuhrpark mit einem Fahrzeug fallen jährlich über 120 Belege an. Dazu kommt ein Aufwand für Wartung, Service und Administration in Höhe von etwa 45 Stunden. Erhöht man den Fuhrpark auf vier Fahrzeuge, ergibt sich ein Aufwand von 180 Stunden pro Jahr bzw. 15 Stunden pro Monat.“ Über den hauseigenen Autokostenrechner haben Unternehmen online die Möglichkeit, den individuellen Aufwand selbständig zu berechnen.            j