Auszug aus dem gemeinsamen Vortrag von Alexander Manafi, GF ToolSense, und Bernd Steinreiber, ISS Österreich Austria Holding GmbH – Head of Operations Performance, im Rahmen des Reinigungstags.
Ende 2021 gab ISS Österreich die Zusammenarbeit mit ToolSense bekannt. Es galt, die damals über 6.000 Großmaschinen wie Reinigungsmaschinen oder Automaten nicht nur digital zu erfassen, sondern „den Einsatz transparenter, effizienter, günstiger und nachhaltiger zu gestalten“, wie es hieß. Die innovativen Software- und IoT-Lösungen von ToolSense sollten ISS ein effizientes Managen sämtlicher Maschinen ermöglichen.
Am diesjährigen Reinigungstag berichteten nun Alexander Manafi, CEO von ToolSense, und Bernd Steinreiber, ISS Österreich Austria Holding GmbH – Head of Operations Performance,, über die bisherige „gemeinsame Reise“.
Was war die Ausgangssituation bei ISS für diese Zusammenarbeit? ISS Österreich hat rund 7000 Mitarbeiter und mittlerweile ungefähr auch dieselbe Anzahl an Geräten, von Kleinstgeräten bis ganz großen. Und bezüglich Informationen im Zusammenhang mit den Maschinen und Geräten war man laut Steinreiber immer auf mehrere Stellen angewiesen, sei es intern oder extern: „Wie hoch die Leasingkosten sind, wusste die Finanzabteilung, wie hoch die Wartungskosten sind, wusste der Einkauf. Ging eine Maschine kaputt, die Frage: Rentiert sich die überhaupt noch? Wie lange läuft das Leasing noch? Also wieder Anruf bei der Leasingbank. Es waren mehrere Wege, mehrere Prozesse, die sehr lange gedauert haben, ineffizient waren und am Ende Ressourcen und Geld gekostet haben.“
Der zweite große Part sei der manuelle Aufwand gewesen: „Wir hatten eine schöne Maschinenliste in Excel, im Intranet mit 400 Informationen pro Maschine: Kostenstelle, bei welchem Objekt, wann wurde die Maschine angeschafft, wie lange läuft das Leasing usw. Dann wurde es in einen Teams-Ordner verschoben, dort haben vier Leute gleichzeitig an der Excel gearbeitet. Es waren wirre Prozesse, die sehr, sehr lange gedauert haben. Und die Information, die man dann bekommen hat, war vielleicht nicht einmal die richtige. Und der letzte, eigentlich der größte Mangel an unseren Prozessen war das Thema Echtzeitdaten. Wir wussten zwar laut einer Excel-Liste, die Maschine sollte da sein, es sollte dieser bestimmte Typ sein, aber niemand wusste, ob sie überhaupt noch in Verwendung war. Das war also alles sozusagen halbdigitalisiert, die Daten waren nicht wirklich in Echtzeit relevant für uns zur Verfügung“, so Steinreiber.
Die Herausforderungen
Die Finanzabteilung führte andere Strukturen, jede Niederlassung hatte das anders geführt. Eine zentrale Liste da, eine persönliche dort am Desktop – „irgendwie wusste man nicht, worauf man sich wirklich verlassen kann“, sagt Steinreiber. Und bei einer Inventur sei es natürlich auch so: „Man verliert ein Objekt, rüstet ab, startet ein neues, bestellt eine Maschine – oder die Frage, ob man nicht die alte nutzen könnte. Ist die überhaupt noch da?“
Es fehlte ein zentraler Überblick in einer Datenbank, wo alle darauf zugreifen können, wo man vielleicht von einzelnen Maschinen die Daten bearbeiten, aber nichts verschieben kann. Also eine gemeinsame Datenbank. Stichwort Stammdatenpflege aus mehreren Quellen – Steinreiber: „Wie schon gesagt – die Finanzabteilung, der Objektleiter bzw. Service Manager, aber auch der Lieferant und vielleicht noch die Leasingbank dahinter – es gibt mehrere Quellen, und alle sollten im besten Fall auf dieselbe Datenbasis zugreifen können. Und nächster Punkt: Viele Köche verderben den Brei. Auch die IT-Affinität oder die Computer-Skills von den einzelnen angesprochenen Personen oder Abteilungen sind natürlich unterschiedlich.“
Wobei der hohe Abstimmungsaufwand auch die Frage betraf, wie es eigentlich mit den Maschinenkosten ausschaute. „Denn Maschinenkosten sind ein Kostenfaktor“, so Steinreiber, „wir brauchen die Maschinen, um Leistungswerte, um unseren Auftrag erfüllen zu können. Daher muss ich den Faktor Maschineneinsatz – auch Robotik, was immer zukunftsmäßig auf uns zukommen wird – einfach im Griff haben.“
Die Lösung
Zunächst geht es um die digitale Erfassung, darum, einen Überblick zu schaffen: „Was habe ich, und wo ist es?“ Dazu werden die Geräte mit QR-Codes, Bluetooth-Tags oder IoT-Sensoren ausgestattet, die ihren Standort und Status in Echtzeit erfassen. Alle Daten – von Anschaffungs- und Reparaturkosten bis hin zu Nutzungshistorien – werden in einer einzigen Plattform gebündelt. Und – Stichwort „Automatisierte Aufgabenplanung“: Regelmäßige Wartungen, Prüfungen und andere wiederkehrende Aufgaben können vorab geplant und automatisch zugewiesen werden. „Mit der Digitalisierung entfällt auch die aufwändige Suche nach Geräten. Eine Reinigungskraft oder ein Objektleiter kann per QR-Code sofort feststellen, wo sich ein Gerät befindet und ob es einsatzbereit ist. Das spart Zeit und erleichtert den Arbeitsalltag erheblich“, erklärt Alexander Manafi.
Dann – Thema Wartungen und regelmäßige Prüfungen wie Leiterprüfungen oder elektrische Inspektionen, die, wie Manafi feststellt, oft vernachlässigt oder unzureichend dokumentiert werden: „Wo es vorher Excel-Listen, Formulare etc. gegeben hat, ist mit ToolSense alles in einer App. Und auch da wieder die direkte Kommunikation mit den Lieferanten, um letztlich den Objektleitern das Leben leichter zu machen.“
Ein weiterer, spannender Punkt ist das Thema Vernetzung, wo sehr viel auch nachträglich mit IoT-Modulen ausgestattet wird. Bernd Steinreiber dazu: „Der Vorteil von ToolSense ist, dass alle unsere Lieferanten in ToolSense reinarbeiten. Dadurch werden erstens unsere internen Ressourcen geschont und der Aufwand wird verringert. Und jeder Lieferant ist mit ToolSense vernetzt. Das heißt, es wird eine neue Maschine ausgeliefert, der Lieferant legt sie bei uns im ToolSense an, ich weiß die Kostenstelle, ich weiß, an welchen Ort sie geliefert wurde, eventuell noch, wer sie übernommen hat, und ich kann dann natürlich auch Notifications bekommen, auch rechtliche Dinge sind abgesichert. Das hat es für uns natürlich extrem vereinfacht. Und endlich reden auch alle von derselben Datenbasis.“
Der Mehrwert
Der Mehrwert von ToolSense für Steinreiber: „Ich habe alle Wartungskosten, sprich: alle Angebote, die ich auf die jeweilige Maschine habe, zentral in ToolSense, das heißt, die Finanz läuft quasi nur als Beiläufer mit, wird aber zentral verwaltet, und der Servicemanager hat seine Kosten sehr genau im Griff. Der weiß, die und die Kosten kommen nächstes Monat auf uns zu, weil wieder eine Wartung fällig ist, die Batterie ist zu tauschen, die Maschine ist aber erst ein Jahr alt, das heißt, es zahlt sich nicht aus, eine neue anzuschaffen. Ich kann die Wartungstermine mit den Lieferanten direkt über ToolSense koordinieren, das heißt, ich scanne der QR-Code, sag, Maschine defekt, vielleicht noch, was für ein Defekt es ist, der Lieferant bekommt in Echtzeit sofort die entsprechende Info, kommt aber schon in seinem Auto mit einer Ersatzmaschine, weil er genau weiß, welche Maschine das ist. Das heißt, die Downtime (Ausfallszeit) von Maschinen beim Kunden zu mindern, bedeutet auch, die Qualität beim Kunden sicherzustellen. Wenn ich dem Kunden Maschinenreinigung vertraglich versprochen habe, dann muss ich die auch leisten. Wir haben die Downtime deutlich reduziert. Wir haben natürlich auch Lieferanten, die uns den Prozess garantieren, denn wir wollen, dass von unseren üblichen Geräten mindestens eines innerhalb von 24 Stunden geliefert werden kann.“
Thema Robotik-Integration
Steinreiber zum Thema Robotik-Integration: „Ja, die Industrie wird in diese Richtung gehen. Ich bin gespannt, wie sich das ganze Thema KI, Augmented Reality entwickeln wird. Aber wir sind ein People Business und werden das auch bleiben. Ich glaube nicht, dass irgendwann Roboter unsere Arbeit machen werden. Davon bin ich überzeugt. Ist auch gut so! Am Ende des Tages ist es aber auch ein Asset, das getrackt werden muss. Erfüllt es auch seinen Nutzen? Weil natürlich speziell ein Roboter bei relativ hohen Anschaffungskosten immer ein Business Case sein muss.“
„Noch ein Punkt zum Thema Lieferanten-Kommunikation, Stichwort Stillstandszeiten bzw. was der Lieferant in dem Zusammenhang gewährleisten muss: Solche Vereinbarungen gibt es recht häufig, die Frage ist nur, wie man das sicherstellt“, ergänzt Manafi. „Und auf diese Frage gibt es dann oft keine schlüssige Antwort. Aber in unserem System oder grundsätzlich mit so einem System habe ich diese Dinge dann einfach getrackt. Das heißt, ich weiß dann eben auch, ab wann es weitergeleitet wird, wie schnell der Lieferant reagiert, wann er vor Ort ist, wann repariert ist. Diese Daten kann ich mir anschauen, kann auch vergleichen, wie gewisse Partner performen, und kann dann dementsprechend auch damit arbeiten.“
