Zeiterfassung in Echtzeit

Fallstudie mit Fink Gebäudedienste.

Unser Problem war, dass wir immer sehr unregelmäßig und teilweise unvollständige händisch ausgefüllte Zeiterfassungsbögen bekamen. Diese oft unlesbaren ,Zetteln’ mussten dann nachgeprüft, nachgerechnet, oft auch nachtelefoniert und dann erst mühsam in der Lohnverrechnung eingegeben werden. Das war alles sehr unbefriedigend“, sagt Andreas Fink, Inhaber und Geschäftsführer von Fink Gebäudedienste in Dietach bei Steyr. Vermutlich ist das unbefriedigend auch für viele weitere kleinere und mittlere Reinigungsdienstleister.

Die Ziele

Andreas Fink aber ist aus dieser Problemstellung heraus aktiv geworden und war fast schon so weit, sich sein eigenes System zu entwickeln oder entwickeln zu lassen. Auf der CMS in Berlin hat er dann drei Systeme gefunden, von denen LogPro für ihn das geeignetste erschien: „LogPro hatte großes Potenzial für mich – in der Zukunft können wir damit auch die Lagerverwaltung, das Materialbestellwesen und die Qualitätssicherung abdecken. Step 1 ist jetzt also die Zeiterfassung, Step 2 wird dann die Erweiterung ins Materialwesen und Step 3 der Schritt in die Qualitätssicherung.“ Fink ist mit dem Echtzeiterfassungssystem von LogPro derzeit an 20 fixen und 4 mobilen Standorten vertreten. Die mobilen Standorte befinden sich in den Fahrzeugen der Sonderreinigung. „Das System hat derzeit für uns drei essentielle Aspekte, drei echte Vorteile: 1. Ich will durch die elektronische Zeiterfassung den internen Aufwand im Büro deutlich reduzieren. 2. Ich kann damit sehr leicht die Vorgabezeiten unserer Fachkräfte kontrollieren; also einen Soll-Ist-Vergleich anstellen, und 3. ist es auch eine große Vereinfachung für unsere Mitarbeiter – die ganze elendige Zettelwirtschaft fällt weg! Darüber hinaus habe ich auch schon jetzt eine Art Qualitätskontrolle; wenn z. B. eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter zum vorgegebenen Termin nicht am Standort des Kunden erscheint, bekomme ich eine SMS und kann reagieren, etwa Ersatz schicken. Dadurch habe ich keine Reklamation zu befürchten, etwa „Hallo, da war gestern keine Reinigung!“ Wie erwähnt, hat sich Fink schon seit einigen Jahren mit der Zeiterfassung beschäftigt und hat sich viel angesehen und auch in der Firma präsentieren lassen. Zentral für seine Auswahl war dabei sowohl die Erfassung in Echtzeit, aber auch die extreme Anpassungsfähigkeit an kundenspezifische Wünsche und Anforderungen.

Die Praxis

Die Mitarbeiter melden sich mit ihren Chips (schauen aus wie ein Schlüsselanhänger) an den fixen Geräten (optisch etwa wie ein Handy) entweder im Eingangsbereich des Kunden oder – bei der Sonderreinigung – im Auto an. Diese Daten werden natürlich alle in Echtzeit erfasst. Sollte jemand zur vereinbarten Zeit nicht erscheinen, bekommt der Objektleiter eine SMS und kann entsprechend handeln. Diese Daten sollen demnächst direkt in der Lohnverrechnung weiterverarbeitet werden: „Wir arbeiten derzeit daran, die Zeitdaten automatisch ins BMD (Anm. Buchhaltungssoftware) einzuspielen und so auch einen Soll-Ist-Vergleich der Über- bzw. Unterstunden jedes Mitarbeiters zu bekommen.“ Diese Zeiterfassung kann natürlich auch dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. „Die Listen können nicht lügen; die zeitliche Anwesenheit unserer Mitarbeiter wird eindeutig dokumentiert und nicht nur mit einer Unterschrift bestätigt – wo man ja nie weiß, ob und wie lange wirklich gearbeitet wurde. Es ist also schon jetzt ein sehr guter Kontrollmechanismus.“ Besonders wichtig für Andreas Fink ist die einfache Bedienung und Handhabung für die Mitarbeiter: „Es macht einmal Pieps, wenn sie sich anmelden, zweimal Pieps, wenn sie sich abmelden. That’s it!“ Auch die Überwachung ist kein Thema, die Fachkräfte verstehen die Notwendigkeit, dem Kunden die Leistung dokumentieren zu wollen.

Info

Fink Gebäudedienste
07252/72 170
www.reinefreude.at

LogPro
0676/444 5580
www.logpro.at

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