„Sehr viel Potenzial“

Rechtsanwalt Mag. Johannes Wutzlhofer, LL.M. Dax Wutzlhofer und Partner Rechtsanwälte GmbH, Eisenstadt, im Gespräch über die Auslagerung der Reinigungsleistung in Kommunen.

Text: Hansjörg Preims

Reinigung aktuell: Herr Wutzlhofer, Sie begleiten unter anderem Kommunen bei Ausschreibungen von Reinigungs- und FM-Dienstleistungen. Welche Erfahrungen machen Sie diesbezüglich? Welche Vorteile kann das den Kommunen bringen?

Wutzlhofer: Wenn eine Kommune diese Dienstleistung aufgrund einer konkreten Analyse erstmalig ausschreibt, hat sie schon sehr viel Potenzial – auf der einen Seite, die Kosten zu senken, aber auch, die Dienstleistungsqualität zu erhöhen. Denn Grundlage für eine solche Ausschreibung muss immer auch ein professionell erstelltes technisches Leistungsverzeichnis sein, und das gibt es aus meiner Sicht in Kommunen, die noch kein Fremdreinigungsunternehmen beauftragt haben, in der Regel nicht. Dort gibt es in der Regel noch keine professionelle Analyse sämtlicher Flächen und Gebäude, aufgrund welcher man dann genau weiß, welche Flächen wie und wie oft behandelt werden müssen. Es gibt auch eigene Ö-Normen dazu, wie das zu erfolgen hat. Und wenn eine Kommune das in der Selbstverwaltung hat, funktioniert das meistens nicht in der erforderlichen Form, zumal die wenigsten Kommunen jemanden im Facility Management haben, der wirklich ein Know-how-Träger ist. Und – wenn man diese Analyse gemacht hat, hat man bei der Gestaltung der Ausschreibung dann auch entsprechende Möglichkeiten, den beauftragten Dienstleister zu kontrollieren. Wir machen das auch mit elektronischen Überwachungssystemen, die der Dienstleister beibringen muss. Bei gemeindeeigenen Mitarbeitern tut man sich mit einer solchen Kontrolle natürlich viel schwerer.

Und – ein externer Dienstleister hat natürlich auch die Möglichkeit, Urlaube und Krankenstände viel leichter abzufedern, als eine Kommune mit Mitarbeitern, denen Gebäude fix zugeordnet sind. Wenn bei Eigenpersonal zum Beispiel jemand in Urlaub ist, kann es sein, dass man das mit zusätzlichen Kosten kompensieren muss, während bei einem beigezogenen Fremdunternehmen es dessen Aufgabe ist, das über seinen Pool an Mitarbeitern zu kompensieren.

Reinigung aktuell: Die externe Vergabe von Reinigungsdienstleistungen hat also durchaus Vorteile für die Kommunen? 

Wutzlhofer: Ja. In Vorarlberg gab es meines Wissens vor einigen Jahren auch eine Studie, wonach die Krankenstände bei Auslagerung an Dritte um 30 Prozent gesunken sind. Es gibt bei Gebietskörperschaften aber auch Gegenbeispiele. So ist zum Beispiel das Burgenland im letzten Jahr dazu übergegangen, Reinigungsleistungen teilweise wieder inzusourcen. Was diverse Gründe haben kann, zum Beispiel politische. Vor allem wenn die Kommunen eine gewisse Größenordnung haben, wenn es also eine gewisse Anzahl von Objekten gibt, die zu reinigen sind, von Schulen über Veranstaltungsstätten bis hin zum Schwimmbad, macht es schon Sinn, sich eine solche Auslagerung zu überlegen. In einer kleinen Gemeinde, die eine Halbtageskraft für die Reinigung des Gemeindeamtes hat, ist es wieder etwas anderes, das kann dann auch die „gute Seele“ des Gemeindeamtes sein. Man muss da also auch nach Größenordnung entsprechend unterscheiden. 

Reinigung aktuell: Gibt es einen Trend hin zu höherer Bereitschaft der Kommunen zu einer Lösung des Outsourcings an externe Reinigungsdienstleister? 

Wutzlhofer: Generell geht der Trend schon in Richtung Auslagerung, zumal im kommunalen Bereich ja auch untereinander kommuniziert wird. Ich habe schon das Gefühl, dass der Vorteil einer Auslagerung in dem Bereich zunehmend gesehen wird.

Reinigung aktuell: Kommen die Kommunen auf Sie zu oder müssen Sie sie akquirieren?

Wutzlhofer: In der Vergangenheit war es zu 95 Prozent eher so, dass die Kommunen mit dem Wunsch, auszuschreiben, auf mich zugekommen sind. Man arbeitet ja mit diversen anderen Unternehmen zusammen, ich zum Beispiel auch mit einem in der Reinigungsbranche bekannten Reinigungsspezialisten, der den technischen Teil dieser Ausschreibungen für mich aufbereitet. Und dann kommen die Kommunen entweder zu ihm oder zu mir, und wir nehmen uns bei den Projekten gegenseitig mit. Die Akquise ist eine klassische Rechtsanwaltsakquise, aber die Gemeinden kommen schon auch selbst auf die Idee, dass sie sich mit diesem Thema beschäftigen sollten. 

Reinigung aktuell: Wie lange dauert so ein Ausschreibungsprozess?

Wutzlhofer: Das ist sehr abhängig davon, was es an Vorleistungen schon gibt bzw. ob eine Kommune schon einmal ausgeschrieben hat oder nicht. Beispiel Stadtgemeinde Eisenstadt mit rund 15.000 Einwohnern und zu reinigenden Flächen von 50.000 bis 60.000 Quadratmetern: Wenn es hier noch keine Vorarbeit gibt, sprich: wenn noch nie jemand die Flächen evaluiert und auch die Größen erhoben hat, braucht man wahrscheinlich schon einen Vierteljahres-Horizont, nur um die Flächen zu evaluieren und einen entsprechenden Reinigungsplan zu erstellen. Das ist dann erst die Grundlage für die Ausschreibung. Die Gemeinden sind auch dazu übergegangen, kein Billigbieterprinzip, sondern ein Bestbieterprinzip haben zu wollen, und dafür eignet sich dann in der Regel ein Verhandlungsverfahren. Und dafür, würde ich sagen, sollte man sich, was den Vergabeprozess angeht – je nachdem, wie man strukturiert ist, wie schnell die Entscheidungsfindung auf der Ebene der jeweiligen Kommune geht und wenn man den erwähnten vorgelagerten Evaluierungsprozess auch noch zu erledigen hat, – insgesamt schon ein Jahr Zeit nehmen.

Reinigung aktuell: Was sind die größten Hemmschwellen für die Kommunen, die Reinigungsdienstleistung auszulagern?

Wutzlhofer: Die Personaldiskussion ist wahrscheinlich der größte Hebel in die eine wie auch in die andere Richtung. Wenn eine Kommune Mitarbeiter angestellt hat, hat sie natürlich ein gewisses Potential, Jobs zu vergeben, was kein unwichtiger Faktor ist. Das zweite, was man bedenken muss: Wenn eine Kommune so ein Auslagerungsprojekt startet, muss sie sich für bestehende Mitarbeiter eine Alternative überlegen, zum Beispiel mit der Firma, die den Auftrag dann bekommt, besprechen, ob sie zumindest Teile des Personal übernimmt – was nicht unüblich ist. Aber die Personaldiskussion ist sicher das größte Thema bei der Entscheidung in die eine oder die andere Richtung.

Reinigung aktuell: Welches Einsparpotenzial sehen Sie für die Kommunen durch Outsourcing dieser Dienstleistung?

Wutzlhofer: Das ist sehr unterschiedlich. Aber unter 15 – 20 Prozent Einsparung haben wir eigentlich nie. 

Reinigung aktuell: Wie lange sind üblicherweise die von Kommunen mit einem externen Dienstleister vereinbarten Vertragslaufzeiten?

Wutzlhofer: Das Übliche in der Reinigungsbranche ist ein Fünfjahresvertrag bzw. drei bis fünf Jahre, oft auch mit  einer Verlängerungsoption. 

Reinigung aktuell: Gibt es in den Kommunen auch Mischformen von Eigenpersonal und Fremddienstleistung?

Wutzlhofer: Das gibt es auch. Das ist insbesondere dann auch eine Möglichkeit, wenn es Objekte gibt, wo man ein gewisses angestammtes Personal hat, das man dort auch halten will, zum Beispiel in Pflegeheimen – eben in Objekten mit einem speziellen Reinigungsbedarf. Aber es können auch emotionale Gründe sein, sich von gewissen Mitarbeitern nicht trennen zu wollen, die dort eigentlich zum angestammten Personal gehören und man das so beibehalten will. Das kommt auch vor. 

Wichtig ist aber in der Reinigung aus meiner Sicht auch, dass man nicht nur isoliert auf den Ausschreibungsprozess und die Auftragsvergabe fokussiert ist, sondern dabei auch mitbedenkt, dass es für die Vertragsabwicklung auch einen Monitoring-Prozess geben sollte bzw. dass die Reinigungszeiten und -leistungen laufend kontrolliert werden, damit auch beide Seiten zufrieden sind. Denn es ist einfach so, dass es in der Reinigung hin und wieder auch Probleme und Mängel gibt, deshalb ist es wichtig, entsprechende Prozesse vorzusehen, mit denen man das abfedern kann.

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