Flottes Management

Wer seine Kosten kennt und kontrolliert kann, sie auch optimieren, lautet das Erfolgsrezept für effizientes Fuhrparkmanagement. Dabei kommt es gerade auf die Details an, die zur Kostensenkung beitragen können.

Text: Gabi Weiss

Wer sich mit dem Thema Fuhrparkmanagement auseinandersetzt, hat meist ein großes Ziel vor Augen: Er möchte über Kostenreduktion sprechen. Und Zahlen sehen, die das belegen. Kein Wunder, schließlich rangieren die Fahrzeuge eines Unternehmens auf Platz zwei, wenn es darum geht, hohe Kosten zu verursachen.

Aber leider gibt es den Knopf noch nicht, auf den man einfach drückt und eine Kostensenkung zustande kommt. Oder sagen wir: Zum Glück gibt es ihn nicht. Denn Fuhrparkmanagement ist etwas sehr Individuelles. Da kann man schon an vielen Schrauben drehen, um die Kosten zu senken. Man muss nur wissen, an welchen. „Es gibt kein Rezept, um einfach 20 Prozent einzusparen. Die Kostenoptimierung kann nur nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens erarbeitet werden“, weiß Brigitte Becksteiner-Bichler, Commercial Director LeasePlan Österreich. Auch Hermann Neuzil, Head of Sales Fleetmanagement von der UniCredit Leasing GmbH, drückt eine Kosteneinsparung nur ungerne in Zahlen aus. „Hat jemand seinen Fuhrpark bisher selber verwaltet, dann traue ich mir eine Ersparnis zwischen 5 bis 15% zu prognostizieren“, sagt er. Lieber sprechen die Profis von individuellen Konzepten, um zu einem effizienten Fuhrparkmanagement zu gelangen.

Faktor: Individueller Bedarf

Und da sind wir auch schon beim ersten wichtigen Punkt: die Bedarfs-Analyse. Um ein individuelles Fuhrpark-Konzept zu erstellen, müssen zuerst die Basics erarbeitet werden. Entsprechen die Fahrzeuge den individuellen Anforderungen? Was ist die optimale Nutzungsdauer? Wann ist der ideale Tauschzeitpunkt? Alles Faktoren, welche die Kosten wesentlich beeinflussen. Dann kommen die Details: Wo liegen Einsparungspotenziale brach? Wo entstehen Kosten? Wie können sie reduziert oder gar vermieden werden? Wie kann man seine Mitarbeiter motivieren, besser auf die Fahrzeuge aufzupassen? Oder sie sogar für umweltfreundliche Modelle zu begeistern.

Eines steht von Anfang an fest: Kein Fuhrpark ist wie der andere. Und dabei geht es gar nicht nur um die Größe der Flotte, sondern um die vielen Serviceleistungen, die effizientes Fuhrparkmanagement ausmachen. Und die man sich nach Bedarf zusammenstellen kann. So gibt es bei der UniCredi Leasing GmbH verschiedene Packages, die schon auf Bedürfnisse unterschiedlicher Zielgruppen zugeschnitten sind. Beim Fuhrparkmanagement-Paket für Freiberufler dreht sich meist alles um ein einziges Fahrzeug. „Diese Zielgruppe möchte oft nicht das gesamte Package mit Finanzierung, Wartung, Reifenersatz und allem Drum und Dran“, weiß Neuzil. Da werden einige Serviceleistungen lieber persönlich abgedeckt. Und Entscheidungen getroffen, die bei einer großen Flotte ins Gewicht fallen würden, bei einem Fahrzeug aber keine Rolle spielen. Wie zum Beispiel sich für 18 statt 17 Zoll-Reifen zu entschieden, einfach weil sie besser aussehen.

Faktor: Durchblick

Wer seine Kosten kennt und kontrolliert, kann sie auch optimieren, lautet das Erfolgsrezept fürs Fuhrparkmanagement. Ein wichtiges Indiz: die Komplettkosten pro Kilometer und Fahrzeug. Damit man dies erreicht, gestalten Fuhrparkprofis Prozesse, analysieren Daten und sind die Drehscheibe zwischen Kunden und Lieferanten. Da sprechen Profis mit Profis und das macht einen Unterschied. Da wird kontrolliert, analysiert, berichtet. Mit dem Ergebnis: Der Kunde hat jederzeit den Überblick über seine Fahrzeugkosten, kennt den Lebenslauf der Fahrzeuge, weiß, wie es um jedes einzelne Fahrzeug der Flotte steht. Auch dafür braucht es eine gut durchdachte Struktur, Datenbänke und Profis, die die Zeichen richtig deuten können, die gesamte Fahrzeughistorie am Bildschirm haben. Und daher jederzeit, rasch und profund, eine Empfehlung geben oder eine Entscheidung treffen können.

Faktor: Kostentransparenz

Um Kosten zu optimieren, muss man sie kennen. Das ist oft leichter gesagt als getan. Denn es gibt viele Prozesse in einem Unternehmen, die Kosten verursachen, dann aber einer anderen Kostenstelle als dem Fuhrpark zugeordnet werden. Dann spricht man von indirekten Kosten. Zu diesem Bereich gehört alles, was bei der Administration der Fahrzeugflotte anfällt,  durch Prozesse verursacht wird, die nicht optimal laufen, und, ganz wichtig, durch individuelles Fahrverhalten und Umgang mit dem Fahrzeug verursacht werden. Ihr Gegenpart – die direkten Kosten einer Flotte – liegen hingegen klar auf der Hand. Die kann jeder Unternehmer aus dem Stand aufzählen und sie jedem einzelnen Fahrzeug zuordnen: Anschaffungskosten, Entwertung des Fahrzeugs, Kapitalkosten, Reifenkosten, Versicherungskosten. „Wenn allerdings ein Mitarbeiter ewig für einen Werkstattbesuch braucht, dann wird dieser Aufwand meist den Personalkosten zu gerechnet. Dabei handelt es sich aber um indirekte Fahrzeugkosten“, sagt Becksteiner-Bichler. Indirekte Kosten machen sich auch gerne beim Kauf eines Neuwagens breit. Der Fahrer pilgert von Händler zu Händler, um für sich das beste Angebot herauszuholen. Vor allem dann, wenn er an  den Kosten beteiligt ist und diese so niedrig wie möglich halten möchte. Die Besprechungen dauern länger als erwartet, es wird lang und breit verhandelt. Das Gleiche gilt für die Fahrzeugkonfiguration. Die muss sich der Fahrer nicht vor Ort mit dem Händler austüfteln. Wege, nicht in die „indirekte Kostenfalle“ zu laufen, gibt es, und die heimischen Fuhrparkmanager haben die Lösungen dafür – dies sind z. B. die Vermeidung von Autobahntankungen, die Wahl der optimalen Reparaturbetriebe oder auch die Nutzung von Hol-und Bring-Serviceleistungen, die auch ein kostenloses Ersatzfahrzeug beinhalten. Lösung: Auslagern. Und die Profis ans Werk lassen.

Faktor: Schadensmanagement

Oft entstehen Kosten, die schwer ins Gewicht fallen, im Tagesgeschehen eines Unternehmens aber untergehen: Fahrzeugschäden. „Laut unserer Erfahrung verursacht ein Auto im Jahr 1.077 Euro im Schnitt an Schadenskosten“, so Becksteiner-Bichler. Kosten reduziert man, wenn man die Schäden reduzieren kann. Daher muss man das Augenmerk auf den Tagesablauf legen? Wie sieht die tägliche Route des Fahrers aus? Wo kommt es zu Unfällen? Wer braucht eine Fahrerschulung?

Oft reichen auch Maßnahmen wie Schadensreporting, um die Kosten für Schäden in den Griff zu bekommen. „Wir zeigen auf, welcher Fahrer welche Schäden verursacht hat, wie hoch die Kosten der Reparatur waren und schicken das Ergebnis an die Geschäftsstellen. Alleine das Reporting, ohne zusätzliche Bewertung, verändert die Situation wesentlich. Keine Abteilung möchte für die meisten Schadensfälle verantwortlich sein“, so Becksteiner-Bichler.

Auch Werkstattbesuche können in der Kostenaufstellung tiefe Spuren ziehen. Hier  braucht es den ständigen Überblick, um die richtige Entscheidung zu treffen. Sind die Kosten für die Reparatur überhaupt wirtschaftlich? Braucht es eine andere Methode um das Fahrzeug wieder fahrbereit zu machen? Braucht es eine ganz andere Lösung? Vielleicht muss das Fahrzeug bereits ausgetauscht oder gar erneuert werden.

Faktor: Restwert

Leasingraten können verlockend klingen, vor allem wenn sie niedrig ausfallen. Doch die Falle ist vorprogrammiert, wenn man die Gesamtkosten aus den Augen verliert. Kluge Köpfe rechnen daher auch die Anzahlung und vor allem den kalkulierten Restwert mit ein. Denn die Höhe des Restwertes hat den größten Einfluss auf die Gesamtkosten und ist gleichzeitig das größte Risiko. Der Gedankenfehler, der sich dabei gerne breit macht: Der Restwert geht immer von einem schadensfreien Fahrzeugzustand aus – ein Ding der Unmöglichkeit. Denn ein Fahrzeug, das 100.000 Kilometer oder mehr unterwegs war, hat immer Schäden. Der feine Unterschied bei der Abrechnung: Handelt es sich um akzeptierte oder nicht akzeptierte Schäden? Wer kommt für die nicht akzeptierten auf? Und wie werden diese berechnet?

Doch auch ein Schritt davor – bevor man sein Fahrzeug zurückgibt und den Restwert ermittelt – spielt bei den Kosten eine wichtige Rolle. Was hier hilft, ist ein Minderwertgutachten. Damit sieht der Unternehmer auf einen Blick, in welchen Zustand seine Fahrzeuge sind, die er zurück gibt, er weiß, wer mit welchem Fahrzeug unterwegs war und wie dieser Mitarbeiter damit umgegangen ist. Schon ein erhöhter Kraftstoffverbrauch kann ein Indiz dafür sein, welche Sorgsamkeit der Fahrer an den Tag legt. Je höher der Verbrauch, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Anzahl der Schäden über dem Durchschnitt liegt. Der Umgang mit dem Fahrzeug hat eine direkte Auswirkung auf die Kosten. Konfrontiert man die Fahrer mit dem Ergebnis des Gutachtens, steigt automatisch das Bewusstsein für einen sorgsamen Umgang. Und sein Verhalten wird sich ändern – ganz ohne Sanktionen. Ist der Fahrer erst einmal sensibilisiert, verringert sich im Laufe der Zeit der durchschnittliche Minderwert.

Faktor: Modellauswahl

Alles was ein Fuhrparkmanager optimieren kann, wirkt sich positiv auf die Gesamtkosten aus. So sollte er bereits beim Ankauf eines Fahrzeuges an dessen Ende denken. Dann nämlich, wenn es um den Wiederverkauf geht. Die Faktoren, die sich hier zu Buche schlagen: In welchem Modellzyklus befindet sich das Fahrzeug, wie wird sich der Unterschied zwischen Dieselfahrzeug und Benziner entwickeln, welche EU-Vorgaben für künftige CO2-Emissionen sind zu erwarten, welche Grenzwerte für Abgase werden relevant werden? Wie wird sich das Konsumverhalten ändern? Und welches Image hat eine Marke? Auch hier gibt es keinen Knopf, auf den man einfach drücken kann um die richtige Verkaufszahl für einen Gebrauchtwagen zu ermitteln. Was aber hilft sind die Expertisen der Profis, die wissen, was das Kaufverhalten der Konsumenten beeinflusst, wie sich der Gebrauchtwagenmarkt und die einzelnen Modelle entwickeln, was die Wertstabilität eines Fahrzeuges  ausmacht. Eine goldene Regel: Je besser sich ein Neuwagen verkauft, desto bessere Werte wird er als Gebrauchtwagen erzielen.

Die Frage, die beim Fuhrparkmanagement, das an einen Profi übergeben wird, sehr oft im Raum steht: Zahlt sich Outsourcen aus? Die Antwort ist einfach: Ja. Denn neben der Kostensenkung, die beim Autoeinkauf, bei der Servicegebarung, beim Schadensmanagement, bei der Tankabwicklung, etc. erzielt wird, kommt noch etwas Wichtiges dazu: der Komfort. Und die Sicherheit.

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