Digitalisierung: „Tun, nicht nur reden!“

Moderne Maschinenverwaltung mit dem neuen StaTrack-System von Stangl (*). Über dessen Entwicklung und Anwendernutzen sprach Reinigung aktuell mit: Thomas Dannhof, Business Development im Team Blitz Blank, Alexander Manafi, CEO & Co-Founder der ToolSense GmbH, Thomas Bader, Key-Account-Manager, Stangl Reinigungstechnik, Harald Vogl, Vertriebsleiter Stangl Reinigungstechnik.

Text: Hansjörg Preims

Man trifft sich 2019 auf der CMS in Berlin, zum Teil wieder, zum Teil lernt man sich erst dort kennen, hat auf der einen Seite Problemstellungen und Optimierungswünsche, auf der anderen Lösungsvorschläge und auch Lösungen, Digitalisierung ist sowieso in aller Munde – man versteht sich: Thomas Bader, Key-Account-Manager von Stangl Reinigungstechnik, Alexander Manafi, CEO & Co-Founder der ToolSense GmbH, die die technische Basis für das Maschinenmanagement-Tool entwickelt hatte und diese mit Stangl zu StaTrack weitergeformt hat, und – von der Anwenderseite – Thomas Dannhof, Business Development im Team Blitz Blank. „Seitdem sitzen wir miteinander in einem Boot und entwickeln StaTrack für die gesamte Dienstleistungsbranche aus heutiger Sicht sehr erfolgreich“, sagt Thomas Bader.

Harald Vogl, Vertriebsleiter Stangl Reinigungstechnik: „Wir hatten im Vorfeld auch eine Marktabfrage gemacht bzw. Kunden – Gebäudedienstleister, Straßendienstleister, aber auch die Industrie – zu Digitalisierung von Reinigungsmaschinen befragt, sprich: zum Bedarf von zentralem Zurverfügungstellen von Maschinen-Nutzdaten. Und auch, um abzustimmen, was der Kunde bereit ist, dafür zu bezahlen. Dabei hat sich herausgestellt, dass die Erstinvestition eine gewisse Summe nicht überschreiten darf, die Hardware-Installation maximal 300 Euro. Und dass auch die laufenden Kosten, die Lizenzgebühr, eine gewisse Summe nicht überschreiten darf – hier liegen wir zur Zeit bei 36 Euro im Jahr. Bei einer Reinigungsmaschine, die 3000 Euro kostet, wäre ein Zusatz-Tool um 1000 Euro kaufmännisch ja nicht darstellbar. Und so haben wir das Produkt kaufmännisch entwickelt.“

Reinigung aktuell: Was war vorher?

Thomas Dannhof, Business Development im Team Blitz Blank: „Aufgrund meiner langjährigen Erfahrung als Unternehmensberater für KMUs habe ich die Herausforderungen ähnlicher Unternehmen, auch wenn sie nicht aus der gleichen Branche kommen, gekannt. Mir wurde schnell klar, dass die Optimierung von Prozessen zu einem Großteil über Digitalisierung führt, sprich: weg von der ,Zettelwirtschaft‘, hin zu integrierten IT unterstützten Systemen. Und beim Thema Maschinenmanagement war es so, dass wir nicht genau gewusst haben, wo unsere Maschinen und Geräte sind. Da musste eine praktikable, für alle umsetzbare Lösung her.“

Reinigung aktuell: Gab es auch Schwund?

Dannhof: „Ja, natürlich, zum Beispiel kaputte Maschinen, die nicht mehr repariert wurden, tauschte man in der Zentrale gegen neue, und so sind die Maschinenkosten immer weiter gestiegen. Wir haben somit begonnen, uns am Markt nach einer geeigneten Lösung umzusehen. Eine Bedingung war, ein herstellerunabhängiges Tool zu finden. Und dieses haben wir eben, seit wir uns 2019 auf der CMS in Berlin getroffen haben, gemeinsam mit Stangl und ToolSense in einem dynamischen Prozess weiterentwickelt.

Wir als Blitz Blank bzw. als mittleres Unternehmen der Branche mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen hatten auch die Möglichkeit, über Digitalisierung nicht nur zu reden, sondern diese auch umzusetzen, bevor die ganz Großen beginnen. Und da merkte man auch, dass einerseits einige unserer Mitbewerber auch Maßnahmen in Richtung ,Digitalisierung‘ setzten, und zum anderen, dass auch intern die Sichtweise zu diesem Thema geändert wurde.“

Reinigung aktuell: Welchen Nutzen haben Sie konkret von StaTrack?

Dannhof: „Wir wissen erstmalig ganz genau, wo unsere Maschinen sind, wir haben mittlerweile nicht nur Stangl-Maschinen mit diesem Tracking-Tool ausgestattet, sondern nahezu jede ,teurere‘ Maschine, sogar auch manche Staubsauger. Zusätzlich  haben wir jetzt ganz genaue Laufzeitdaten, wir wissen den Ladezustand, wir können über diese digitale Inventarisierung Wartungsprozesse anstoßen, Ersatzteile bestellen und verfügen dazu immer über die ,richtigen‘ Daten. Ein großes ,AHA‘-Erlebnis waren auch die tatsächlichen Laufzeiten unserer Maschinen. Hier klaffen die subjektive Wahrnehmung und die tatsächliche Realität weit auseinander. In Wirklichkeit ,laufen‘ unsere Maschinen 10-15 Prozent der Standzeit, wenn überhaupt. Und wenn ich eine Maschine theoretisch in andere Objekte führen könnte, kann ich ganz einfach kalkulieren, ab wann sich dieser ,zusätzliche‘ Aufwand rechnet. Im Vergleich zu den Kosten dieses Tools (ca. 10-15% über die Gesamtlaufzeit) ist hier schon einiges an Einsparungspotential gegeben.

Und unser Ziel ist ja noch viel weiter gesteckt: Wir wollen dieses Tool mittelfristig in jeder Maschine haben (vom Staubsauger über Rasenmäher bis hin zu großen Reinigungsautomaten).“

Reinigung aktuell: Das heißt, die Kosten des Systems rechnen sich in jedem Fall?

Dannhof: „Bei einer gewissen Anzahl von Maschinen ja.“

Reinigung aktuell: Ab welcher Maschinenanzahl bzw. Unternehmensgrößenordnung?

Dannhof: „Ich würde sagen, das Modul rechnet sich etwa ab 15 Maschinen, die Software (ohne Trackingfunktion) würde sich schon bei 5 bis 10 Maschinen rechnen. Wir müssen uns transparent machen, was man sich durch dieses Tool erspart – aus meiner Sicht zwei Hauptfaktoren: die Maschinen-Investitionskosten und die Personalressourcen sind die zwei wesentlichen Kostenfaktoren. Der Objektleiter kann seine Arbeit durch das Tool viel leichter abwickeln Er erspart sich Wegzeiten, er muss nicht irgendwo hinfahren, um zu schauen, ob der Akku angesteckt ist. Die Reinigungskraft hält ihr Smartphone hin, sieht sofort die grundlegenden Informationen, drückt dann auf ,Problem melden‘, und der Objektleiter bekommt eine Information, dass bei dieser Maschine etwas kaputt ist, ohne dass er hinfahren oder öfter anrufen muss. Im Notfall kann er dann auch mittels einer Checkliste grundlegende Infos abfragen, und wenn sich dann herausstellt, ,kann ich nicht selber lösen‘, bekommt die Firma Stangl automatisch ein Ticket, mit dem sie dann Wartungsmaßnahmen setzen kann.“ 

Reinigung aktuell: Wie lässt sich die kaufmännische Komponente noch genauer erklären?

Thomas Bader, Key-Account-Manager bei Stangl Reinigungstechnik: „Oft ist es beim Dienstleister so, dass Maschineneinsätze in einem gewissen Zeitfenster geplant sind. Und dann gibt es auch Fälle, wo die Produkte des Dienstleisters zweckentfremdet bzw. einfach ohne Erlaubnis verwendet und in einem desolaten Zustand versorgt werden. Am nächsten Tag in der Früh kommt dann der Dienstleister, hat eine Maschine, die er am Vorabend richtig versorgt und verwahrt hat, aber er hat jetzt eine defekte Maschine. Mittlerweile haben wir die Nachweispflicht des Dienstleisters, wenn das Produkt von Nicht-Mitarbeitern zweckentfremdet wurde. Das betrifft nämlich die versteckten Kosten. Und wir haben überall das gleiche Problem, dass der Dienstleister, der Objektleiter „auf den Deckel“ bekommt, wenn die Mitarbeiter die Leistung nicht erbringen können – weil die Maschine am Vortag aus welchem Grund auch immer defekt versorgt wurde. Das haben wir mittlerweile zufriedenstellend lösen können.“ 

Dannhof: „Wie bereits erwähnt, sollte dieses Instrument über seine Lebensdauer nicht mehr als 10 Prozent der Anschaffungskosten kosten, sprich: Bei einem Maschinen-Kaufpreis von 5000 Euro sollte dieses Tool über 5 Jahre gerechnet 500 Euro nicht überschreiten. Das ist es mir wert, die Anschaffung inklusive Wartung. Und wir sind mit dem Tool sogar weit darunter. Das klingt viel, aber wenn ich von 10 Maschinen durch dieses Tool ,eine‘ wiederfinde, hat es sich schon gerechnet. Zusätzlich hilft es uns bei der Entscheidung, ob man eine neue Maschine mietet oder eine bestehende relativ kostengünstig aus der Miete herauskauft. Einige unserer Maschinen sind von der Laufzeit eigentlich ,neu‘, also verwenden wir diese weiter, statt eine neue zu mieten, und das ergibt eine nicht zu unterschätzende Kostenersparnis. Andererseits kann man auch ganz andere Mietmodelle für dieses Tool entwickeln. Hier hat auch die Firma ToolSense über die Werkzeugmaschinen folgenden Ansatz ins Spiel gebracht: Man mietet eine Maschine nicht aufgrund der Maschine bzw. damit sie bei einem steht, sondern aufgrund der effektiven Laufzeit. Das heißt, man zahlt nur für die Maschineneinsatzzeit und eine Bereitstellungsgebühr, ähnlich einem Kontokorrentkredit, wo man für die Bereitstellung des Kredits zahlt, und wenn man ihn nicht ausnutzt, zahlt man wesentlich weniger Zinsen. Und das ist für mich auch eine gewisse kaufmännische Innovation.“

Manafi: „Reinigung ist ein extrem hartes Geschäft, bei den Geräten geht es um 6- oder 7-stellige Summen – also ein Bereich mit noch sehr viel Einspar- und Erleichterungspotenzial.“  

Dannhof: „Bei der Kostenstruktur in der Reinigung hat man beim Personal den größten Hebel. Bei den Materialkosten reden wir von Branchenwerten zwischen 2 und 3 Prozent, bei den Maschinenkosten sind es 5 bis 10 Prozent, wir reden aber nie von sprungfixen Kosten. Ich glaube, dass wir manchmal viel zu wenig Wert legen auf Kosten, die auf den ersten Blick vielleicht gar nicht so relevant erscheinen, in Summe aber nicht unwesentlich ins Gewicht fallen, wenn man die richtigen Maßnahmen aufgrund der erhaltenen Daten setzt.“

Manafi: „Ein ganz wichtiger Punkt sind auch die Lebenszykluskosten einer Maschine. Gekauft wird oft die günstigste Maschine, die dann aber reparaturanfälliger ist, sodass die wirklichen Kosten oft erst danach entstehen – und das hat kaum jemand richtig im Blick. Daher versuchen wir auch hier, mehr Transparenz hineinzubringen, sodass man sieht, dass eine im Ankauf um 100 Euro billigere Maschine einem danach unter Umständen 2000 Euro mehr kosten kann.“ 

Dannhof: „Abschließend vielleicht eine Empfehlung an alle, die so ein Tool einsetzen wollen. Das Tool ist nicht in sich ,fertig‘, man muss viel Zeit investieren, man muss gemeinsam mit den Partnern arbeiten, man muss es im Unternehmen als Prozess implementieren. Im Grunde geht es darum, unseren Reinigungskräften vor Ort die Arbeit zu erleichtern. Dort muss man jedoch sehr viel Zeit in das ,Mindset‘ der Mitarbeiter investieren, sprich: den Mitarbeitern klarmachen, dass dieses Instrument für sie eine Hilfe ist und nicht wieder irgendein vom Management vorgegebenes „Übel“, damit man besser kontrollieren kann, ob eine Maschine fährt oder nicht.“

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