„Wir bilden einen gesamten Betrieb ab“

A.S.E. Software wächst und entwickelt sich mit dem Betrieb.

Speziell für die Gebäudereinigung hat die A.S.E. Ebner & Partner GmbH aufgrund jahrelanger Erfahrung eine einzigartige Gesamtlösung im Softwarebereich geschaffen. Die Software ist modular aufgebaut und kann jederzeit und ohne große Eingriffe adaptiert werden. „Da wir sehr viele Individuallösungen geschaffen haben, sind wir mit der Materie der Gebäude­reinigung sehr vertraut und verstehen, was unsere Kunden wünschen“, sagt Bernhard Bogenberger, Organisation, Vertrieb und Marketing bei A.S.E. „Wir bilden einen gesamten Betrieb von der Vorkalkulation bis zur Kostenrechnung ab und können durch Zusatzmodule wie Qualitätsmanagement, mobile Zeiterfassung usw. eine sehr individuelle und durchdachte Lösung anbieten. Und da wir auch immer mit dem Trend der Zeit gehen, haben wir bei vielen Kunden seit Jahren auch mobile Geräte im Einsatz. Ob Tablet-Lösungen für Qualitätsmanagement oder Robuste Outdoor Handys für die Zeiterfassung, alles ist mit A.S.E. und unserer Software umsetzbar.“ Die Software wachse mit dem Betrieb mit bzw. könne sich im Betrieb entwickeln.

Die Module reichen vom Auftragsmodul, Kundenverwaltung und Qualitätsmanagement über mobile Zeiterfassung, Personalverplanung und Bewachung bis hin zu Kostenrechnung / FIBU / Lohn, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement und Marketingtool.

Die Vorteile für den anwendenden Betrieb:

  • Erleichterung und Optimierung der Arbeitsprozesse
  • Kosteneinsparung durch Effizienzsteigerung
  • Modulare Erweiterbarkeit
  • Individualisierung der Software auf die betrieblichen Anforderungen
  • Integration verschiedener Schnittstellen
  • Zentrale Verwaltung aller Daten und Metadaten
  • Gemeinsame Nutzung der Daten im Unternehmen

Der zentrale Datenzugriff ist ortsunabhängig, zeitunabhängig, bedarfs- und zielgruppenorientiert und rollenbasiert, ermöglicht definierte Workflows, gesteigerte Transparenz, minimiert die Suchzeiten und optimiert die Kommunikation.

Qualitätskontrollen

Besonders wichtig für Gebäudereinigungsunternehmen ist die Qualitätssicherung. Das Modul, das A.S.E. dazu bietet, ermöglicht es, bei jedem einzelnen Auftrag einen Leistungskatalog zu hinterlegen, der kontrolliert werden soll. Die Unterstützung erfolgt nicht nur bei der Erfassung der Kontrollen, sondern auch durch eine durchgängige Abwicklung: QS Kontrollen werden vom System mit gewünschten Intervallen erstellt und dem Objektleiter und Kontroller automatisch zugeordnet. Der Kontrollor bekommt somit eine Liste, was zu kontrollieren ist, und der QS-Verantwortliche bekommt einen Überblick, ob alle Kontrollen durchgeführt wurden. Der vorgegebene Leistungskatalog wird z.B. mit einem Notenschlüssel bewertet und steht für Kontrollen und Auswertungen in Form von Grafiken, Berichten sowie Listen zur Verfügung. Um auch Zeiten für die Durchführung der QS Kontrolle zu minimieren, werden mobile Endgeräte – z.B. Tablett PCs oder Smartphones – von A.S.E. unterstützt. Damit werden die Beurteilungen vor Ort durchgeführt und live in die Zentrale übermittelt. Das System unterstützt aber auch bei automatischen Abläufen. So werden bei Kontrollen, die in der Gesamtbeurteilung negativ ausgefallen sind, automatisch Nachkontrollen erstellt – der QS-Verantwortliche wird darüber informiert. Mit all diesen Daten ist es möglich, eine Beurteilung und Entwicklung der Qualität darzustellen. Es kann sowohl das einzelne Objekt als auch die einzelne Position sowie auch das Personal beurteilt werden.

Einige A.S-E.-Referenzen in Österreich: Hausbetreuung Attensam GmbH (Wien), Wiener Wohnen Haus- & Außenbetreuung GmbH, TEAM RED Traun/Linz, Gebäudeservice W.Fach GesmbH, Anlagen Service System GesmbH.

A.S.E. Ebner & Partner GmbH: www.ase.co.at

Passgenaue Lösungen

Nicht irgendeine ERP-Lösung für Gebäudereiniger – von  velio Software.

Am Softwaremarkt tummeln sich unzählige ERP-Lösungen (Enterprise-Resource-Planning) für alle Unternehmensgrößen. Warum braucht es dann eigentlich eine eigene ERP-Lösung für Gebäudereiniger? Eine Antwort liefert das Phänomen des Krankenstandmagneten. „Als solchen bezeichnen wir Gebäude, die Mitarbeiter nachweislich ,krank machen’ oder besser gesagt: dem Papier nach krank machen“, sagt Gerhard Ziegler, Geschäftsführer der velio Software GmbH und Ausschussmitglied der Landesinnung Wien der Denkmal-, Fassaden und Gebäudereiniger. So habe eine Nachkalkulation dem Geschäftsführer einer Gebäudereinigung die bittere Wahrheit geliefert, dass Gebäude, die geographisch entlegener sind, Krankmeldungen magnetisch anziehen. „Ohne Zeitaufzeichnung und Nachberechnung durch velioBusiness wäre ich hier nie dahinter gekommen“, so der betroffene Gebäudereiniger.

Ziegler: „Wir beschäftigen uns seit über zehn Jahren mit passgenauen Softwarelösungen für Gebäudereinigungsunternehmen.“ Mittlerweile kenne er sich in der Gebäudereinigung genauso gut aus wie in der Softwareprogrammierung. „Die Software aus dem Hause velio ist mit dem Unternehmen mitgewachsen“, so Ziegler weiter. Es gab über die Jahre hinweg zahlreiche individuelle Anpassungen und Erweiterungen, erst im letzten Winter setzte das Unternehmen mit einem Kunden ein eigenes Winterdienstmodul um, das auf die Notwendigkeit akribischer Tourenplanung eingeht. „Jedes Unternehmen weist Besonderheiten auf, die wir mit unserer Software berücksichtigen“, so Ziegler.

Ansonsten bietet velioBusiness alles was eine Gesamtlösung für Gebäudereiniger beinhalten muss. Das Programm umfasst sowohl Kalkulation- und Angebotslegung, Auftragsverwaltung, Mitarbeiterplanung, Faktura als auch Dienstnehmerverrechnung. „Für unsere Kunden liegen die größten Vorteile von velioBusiness in der Arbeitsentlastung, einer schnelleren Bearbeitung und weniger Arbeitsschritten“, erklärt Ziegler. Außerdem biete die Software den Vorteil einer besseren Einsatzplanung der Mitarbeiter, beispielsweise bei Krankenstand, eine vereinfachte Abrechnung der Aufträge, eine bessere Aufzeichnung von Kundendaten und eine vereinfachte Zeiterfassung.

Ein Softwarekauf lässt sich aber meist ohnehin nicht aus dem Katalog tätigen. Deswegen setzt velio auch auf Trialversionen und Videos. Die Vollversion der velioKalkulation steht zum kostenfreien Download und Test. Für velioBusiness werden Demopräsentationen angeboten – entweder vor Ort oder auch per Internet. „Nur wenn der potentielle Softwarenutzer auch einmal ein Gefühl für die Software bekommt, kann er das System später auch erfolgreich einsetzen“, weiß Ziegler.

Neben der Basissoftware velioBusiness entwickelt velio stetig mobile Tools weiter. Wie den Smartkalender, den mobilen Kalendertool für Gebäudereiniger und Objektleiter. Über das mobile Kalendertool können alle Termine von unterwegs eingesehen und bei Bedarf umdisponiert oder neu eingetragen werden. Immer mehr Bedeutung erhält außerdem die Qualitätsüberprüfung in der Gebäudereinigung. Diesen Bereich deckt velio mit dem QualityManager ab.

Praktikable Qualitätstests

Raum gescannt, Smartphone raus aus der Hosentasche, Foto aufgenommen von den sehr sporadisch gereinigten Ecken, Upload und drin im System. Einfach und schnell muss es gehen, sonst fallen Qualitätstests im Gebäudereinigungsalltag durch.

Mobile Endgeräte sind schon lange zu kleinen Alleskönnern geworden. Dem wird auch der velioQualitätsmanager (QM) gerecht. Dabei punktet er mit zwei großen Features: Einfachheit in der Handhabung und mit dem mitgelieferten Content in Form von Testvorlagen für unterschiedliche Reinigungsleistungen wie beispielsweise für Büro- oder Unterhaltsreinigung kleinerer, mittlerer und größerer Flächen.

Während eines Tests fragt das Tool mehrere Parameter ab wie „staubfrei“ oder „Toiletten gereinigt“. Die Ergebnisse trägt der Verantwortliche an Ort und Stelle mittels androidfähigem Handy in velioQM ein. Neben der Qualität der Reinigungsleistung erhebt das Tool auch Kennwerte wie „Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit“.

Die Software erstellt Ratings für einzelne Gruppen oder für den gesamten Auftrag. Für den Gebäudereiniger macht das einen Vergleich der Zufriedenheit unterschiedlicher Kunden leicht – genauso wie der Durchführungsqualität von gleichen oder unterschiedlichen Leistungen für einen Kunden.

Velio Software GmbH: www.velio.at

 

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