„Mehr Klarheit für alle Beteiligten“

Christian Höger, Initiator und Sprachrohr des Experten-Netzwerkes „AusschreibungsExperten“, erklärt, wie mit lösungsorientierten Ausschreibungen die Zusammenarbeit zwischen Ausschreibungsgeber und Ausschreibungsnehmer auf eine neue Basis gestellt wird.

Herr Höger, wer sind die AusschreibungsExperten und welche Funktion haben Sie im Unternehmen?
Die AusschreibungsExperten sind eine Gruppe von Profis verschiedener Fachrichtungen, die für ihre Auftraggeber treffende und präzise Ausschreibungen erstellen. Ich trete als Sprachrohr der AusschreibungsExperten auf und fungiere für alle Projekte als erste Anlaufstelle und wenn der Kunde es wünscht auch als Single-Point-of-Contact, also als zentraler Ansprechpartner. Im Gegensatz zu anderen Unternehmen, die öffentliche Ausschreibungen verfassen, besteht unser Team ausschließlich aus Experten verschiedener Fachrichtungen, die bereits seit über 20 Jahren in ihren Teilgebieten erfolgreich tätig sind. Bis zu fünf Experten arbeiten im Team und sind mit einer Ausschreibung betraut. Damit wird das Leistungsverzeichnis sowie der rechtliche und der formale Teile von Fachexperten erstellt.
Als erster Full-Service Anbieter decken wir nun alle Segmente mit unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnissen ab. Wenn es sich beispielsweise um eine Ausschreibung für Gebäudereinigung handelt, könnte sich das Team aus einem Ausschreibungsanwalt, einem Qualitätssicherungsexperten und mir als Fach-Experten für Reinigung zusammensetzen. Dabei verfügt jeder über einschlägige Erfahrungen in der jeweiligen Branche.

Was ist Ihrer Meinung nach das größte Problem bei Ausschreibungen?
Auf der Seite der öffentlichen Auftraggeber besteht die Angst vor der Beeinspruchung. Oft werden Dinge versprochen, die nicht gehalten werden. Oder, was für alle Kunden gilt, dass das Ergebnis schlechter ausfällt als der Status quo. Außerdem sind viele Ausschreibungen nicht vergleichbar. Auftragnehmer wiederum fürchten, dass die Ausschreibungen nicht fair, transparent und vergleichbar sind. Das alles sind Probleme, die die AusschreibungsExperten für beide Seiten lösen. Die Leistungsbeschreibungen haben sich leider auf einem bestimmten Standard eingependelt, die jedoch keine Rücksicht auf die individuellen Anforderungen des Kunden nehmen. Wesentlich wichtiger wären die Details und deren fachgerechte Beschreibung. Die sind entweder zu allgemein oder zu detailliert. Wir hinterfragen die Anforderungen jedes Auftraggebers, bis wir alle ausschreibungsrelevanten Faktoren herausgefiltert und in die Ausschreibung verpackt haben. So weiß der Auftragnehmer klar und transparent, was von ihm erwartet wird.

In der Theorie klingt das nach einem ausgezeichneten Konzept. Wie kann man sich das in der Praxis vorstellen?
Ein Beispiel wie es ohne AusschreibungsExperten die Regel ist: Es werden in der Praxis die Kosten für die Betreuung einer Grünfläche von z.B. 1 Million m² abgefragt, ohne dies genauer zu spezifizieren. Die Betreuung kann hierbei sehr viel bedeuten. Oder es werden die Kosten für die Wartung eines einzigen Lichtschalters abgefragt, obwohl es über 1.000 in dem Objekt gibt. Auch hier könnte man durch Spezifikationen und Bündelungen ein wesentlich genaueres und besseres Angebot erreichen und so für Ausschreiber und Anbieter Klarheit schaffen. Unsere Kunden suchen nach Ausschreibungen, die ihnen die Arbeit erleichtern und ein nachvollziehbares Ergebnis liefern. Das bieten die AusschreibungsExperten, dadurch erhalten die Kunden eine langfristige und zufriedenstellende Lösung.

Wie würden es die Ausschreibungs-Experten konkret machen?
Wir erstellen Ausschreibungen, die die Aufgabenstellung in der Sprache des Anbieters beschreiben. Die AusschreibungsExperten blicken hinter die Kulissen des Auftrages und identifizieren genau den entscheidenden Kundennutzen, den die Auftraggeber erwarten. Dies sorgt für vergleichbare Angebote, die auch klare Lösungen für die Kundenprobleme herausarbeiten. Außerdem können so bereits bei der Erstanalyse ohne tiefer greifende Maßnahmen Einsparungspotentiale von gleich einmal 10 % oder mehr aufgedeckt werden.

In welchen Branchen liegen Ihre Stärken?
Aktuell decken wir die Bereiche Gebäudereinigung, Gebäudesicherheit mit Sicherheitsdienstleistung und Sicherheitstechnik, weiter Facility Services, Bauüberwachung sowie Gesundheitswesen ab. Weitere Bereiche sind bereits in Planung.

Wie unterscheiden sich die AusschreibungsExperten zum Beispiel vom großen Mitbewerber BBG?
Unser Mitbewerber, die BBG, hat in Österreich, im öffentlichen Bereich und hier insbesondere bei den Bundesdienststellen, eine gewaltige Vormachtstellung. Die AusschreibungsExperten punkten damit, dass wir den Markt und beide Seiten, also auch jene der Anbieter einer Ausschreibung ganz genau kennen. Wir gestalten unsere Ausschreibungen so, dass der Auftragnehmer sie leicht lesen, verstehen und ausfüllen kann. Wir verzichten auf mehrere hundert Seiten umfassende juristische Ausschreibungstexte und beschränken uns auf konkrete und sinnvoll formulierte Ausschreibungen.

Was bedeutet dies konkret?
Den AusschreibungsExperten ist es ein Anliegen, die Leistungen im laufenden Betrieb zu betreuen. Wir agieren unterstützend wie ein Coach, der zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auch Emotionen und Bedürfnisse erfasst und klärt. Die AusschreibungsExperten bringen Auftraggeber und Auftragnehmer zusammen, um die Ergebnisse genau anzusehen, um weitere Ideen zu entwickeln, wie sie die Leistungen konstant verbessern und die betroffenen Menschen dabei unterstützen und fördern können. Dieses Zusatzservice nennen wir „Qualitätssicherung und Folgeservice“ Dabei wird eine Feedbackschleife für einen KVP (kontinuierlichen Verbesserungsprozess) eingeführt. Der Kreislauf: Leistungserbringung – Leistungsüberprüfung – korrigierende Maßnahmen, Mitarbeiterförderung.
Das Interessante daran ist auch, dass Sie dieses Paket auch buchen können, wenn die Ausschreibung nicht von den AusschreibungsExperten durchgeführt wurde.

Mit welchen Kosten hat ein Auftraggeber zu rechnen?
Die Kosten für die Erstellung der Ausschreibung liegen im gesunden Marktverhältnis, wobei unsere Kunden MEHR für ihr Geld bekommen, weil wir vor der Ausschreibung MEHR an Erhebungsarbeit durchführen, während der Ausschreibung präziser und ergebnisorientierter sind und nach der Ausschreibung MEHR an Unterstützung durch Implementierung, Screening, etc. bieten. Die Kosten der AusschreibungsExperten sind im Voraus bekannt, ohne „versteckte“ Zusatzkosten oder Folgekosten, und sie amortisieren sich in kürzester Zeit. Unser Motto lautet: „Überlegen lohnt sich, die AusschreibungsExperten rechnen sich!“  Wir lassen den Kunden niemals alleine, wenn er das nicht will, und das bei maximaler Sicherheit.

Maximale Sicherheit inwiefern?
Die größte Sorge unserer öffentlichen Kunden ist, dass eine Ausschreibung beeinsprucht wird und wiederholt werden muss. Oder, dass das Ergebnis schlechter ausfällt als der Status quo und Verluste (bei Ansehen, Zeit und Geld) entstehen. Aufgrund der maximalen Kompetenzbetreuung auf allen 3 Ebenen mit dem AE 5-Stufen Konzept reduzieren wir das Risiko des Scheiterns für den Kunden auf ein Minimum. Sollte es dennoch zu einem Einspruch kommen, übernehmen die AusschreibungsExperten für den Kunden alle Zusatzkosten für Rechtsanwälte, Gerichtskosten und den Aufwand der Neuausschreibung bis zur Zuschlagserteilung.

Was möchten Sie Ihren potentiellen Kunden mit auf den Weg geben?
Der Wunsch nach einer professionellen Ausschreibung stellt die Auftraggeber vor Herausforderungen, bei denen es gut ist, einen Experten zur Seite zu haben. Wir wissen, was Sie bewegt, wir denken, wie Sie denken, wir begleiten Sie auch in schwierigen Phasen und sind zur Stelle, wenn Sie uns brauchen. Überlegen lohnt sich, die AusschreibungsExperten rechnen sich.

Nähere Informationen zu den AusschreibungsExperten:
www.ausschreibungsexperten.atoffice@ausschreibungsexperten.at

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