„Im heutigen Umfeld geht es nicht ohne eine Software-Lösung“

Wolfgang Ebner, Geschäftsführer der A.S.E. Ebner & Partner GmbH, und Gerhard Ziegler, Ziegler Partner Informatik, über das Thema Gebäudereiniger und Software.

Text Hansjörg Preims

Arbeiten nur die größeren Unternehmen mit branchenspezifischer Software, und die Kleinen mit Excel und Word?
Ziegler: Mit dem Thema Software sollte sich grundsätzlich jeder Betrieb befassen. Das Hindernis ist oft, dass in einem Kleinstbetrieb der Geschäftsführer, der teilweise selbst noch operativ mitarbeitet, seine körperliche Arbeit von der organisatorischen kaum vernünftig abgrenzen kann. Die Disziplin, die er bräuchte, um seine Prozesse zu erkennen und abzubilden, ist auch eine Frage der intellektuellen Leistung, die er von sich selbst einfordern muss.
Die Notwendigkeit von Software-Einsatz kann unabhängig von der Betriebsgröße auch davon abhängen, welche Leistung jemand anbietet. Ein Ein-Mann-Betrieb, der nur ein paar Stiegenhäuser reinigt, ist das eine, aber wenn es ein Ein-Mann-Betrieb ist, der eine qualifizierte Leistung erbringt, zum Beispiel im Reinraumbereich, ist es wieder etwas anderes. Grundsätzlich aber ist es auch für einen Einzelunternehmer sinnvoll, software-unterstützt seine Rechnungen zu schreiben und seine Arbeitszeiten aufzuzeichnen, um sich dem Kunden gegenüber verantworten zu können. Es gibt aber sicher auch irgendwo eine logische Grenze hinsichtlich Zahl der Beschäftigten, ab welcher der Einsatz von Software zwingend erforderlich ist, einfach auch, weil man dann in die Verpflichtung der Arbeitszeit-Aufzeichnungen hineinfällt und verschiedene andere Aspekte. Wenn man Beschäftigte einteilen muss, sollte man eigentlich eine Software haben, mit der man das abbildet. Denn sonst ist man auf einen Menschen angewiesen, der man entweder selbst ist oder ein Mitarbeiter, ein Kleinstobjektleiter, der in irgendeinem Kalender alles aufgeschrieben hat. Und wenn der weg ist, geht es so lange weiter, bis irgendein Problem ansteht, und dann geht es halt nicht mehr weiter. Natürlich ist auch der Know how Faktor relevant, sprich: was das Unternehmen weiß, welche Arbeiten es wann, wo und wie erbringt und wie man diese aufzeichnet, ob man dann auch arbeitsrechtlich und hinsichtlich Aufzeichnungspflichten korrekt handelt usw.

Bis wo vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Betrieb mit 9000 Angestellten geht es mit einer nichtspezifischen Branchenlösung und ab wann braucht es eine branchenspezifische Lösung?

Wolfgang Ebner

Wolfgang Ebner

Ebner: Ich würde das viel radikaler sehen. Wenn wir heute Verpflichtungen gegenüber unseren Körperschaften und deren Auflagen haben, dann muss eine Rechnung auch so geschrieben sein, dass sie nicht veränderbar ist. Eine Word- oder Excel-Rechnung, wo jeder abändern kann, was er möchte, ist aus meiner Sicht ungesetzlich. Und das Zweite: Auch ein Ein-Mann-Betrieb braucht nicht nur ein Instrument für ordnungsgemäße Angebote und Rechnungen, sondern – wenn man einen Schritt weitergeht – auch für ordnungsgemäße Kalkulationen. Richtig kalkulieren zu können, sehe ich als unbedingtes Qualitätskriterium. Beispiel große Baustellenreinigung: Wer da keine Ahnung hat, wie er das kalkulieren soll, kann natürlich auch total weit daneben liegen, was dann ja auch Auswirkungen auf den Markt hat. Rechnungs- und abwicklungsmäßig muss es geordnet ablaufen, meines Erachtens sollte das sogar verpflichtend sein. Genauso, wie man von einer Buchhalterin verlangt, dass sie eine Buchhalterprüfung hat und ordnungsgemäß diese Dinge beherrscht, so sollte auch ein Betriebsführer gewisse Voraussetzungen für seinen Job erfüllen. Die Meisterprüfung kann das eine sein, aber das ganze Kaufmännische gehört dazu.

Wie viele von den rund 6000 Gebäudereiniger-Betrieben in Österreich, schätzen Sie, haben eine branchenspezifische Software?

Gerhard Ziegler, velio

Gerhard Ziegler, velio

Ziegler: Grundsätzlich ist ja immer die Frage, was branchenspezifisch ist. Aber in dem heutigen wirtschaftsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und steuerrechtlichen Umfeld geht es eigentlich nicht ohne eine Software-Lösung. Als Unternehmer muss ich diesen Ansprüchen genügen, zum Schutz meiner Arbeitnehmer und auch zu meinem Selbstschutz. Mit einer Software zu arbeiten, ist ja weniger eine Frage technischen Geschicks, sondern vielmehr eine Frage des kaufmännischen Verständnisses, sprich: Was sind meine Prozesse und deren Parameter? Beispielsweise die Kalkulation. Für die meisten ist der Parameter der Kalkulation herauszufinden, was der Vorgänger kalkuliert hat und dann 10 Prozent darunter zu sein. Was ja vollkommen absurd ist.

Ebner: Wer bei uns eine Software kauft, den begleiten wir in der Regel das erste Monat, zeigen ihm, wie die Kalkulationen gehen, wie man die Angebote vernünftig macht und wie die rein rechtlichen Bedingungen sind. Da hat mir einer aber auch schon mal gesagt: „Was brauche ich Ihre Kalkulation? Ich schau mir das Objekt an, verrechne 800 Euro Monatspauschale und vergebe es um 500 Euro weiter an einen Subunternehmer.“ Und das wird dann auch so gemacht.
Aber wenn wir diese Prozesse begleiten, die Aufträge ins System auf nehmen und wirklich Aufzeichnungen machen von Flächen, Räumen, Stiegenhäusern, von Quadratmetern, dann kommt man plötzlich drauf, dass sich das mit 800 Euro nicht ausgeht. Und ein zweiter Aspekt: Man hat keine Dokumentation, was er eigentlich beauftragt ist, das heißt, wenn nach drei Jahren 5 Räume dazukommen, fällt das in einer Pauschalregelung gar nicht auf. Also die Kalkulation ist ein unbedingtes Muss.

Ziegler: … und auch die Dokumentation, was genau gereinigt wurde, welche Fenster, welche Bodenbeläge, welche Handläufe, ob es ein Gründerzeit-Stiegenhaus ist, das man natürlich nicht in 20 Minuten reinigen kann, etc. Aber beispielsweise auch, wo der Wasseranschluss im Haus ist, der Stromzähler, der Gaszähler. Diese Dinge zu wissen, erleichtert bei einem Mitarbeiterwechsel den Prozess.

Ebner: Aus meiner Sicht ist es so, dass die Betriebe mit über 500 Beschäftigten alle gut mit Software ausgestattet sind. Der Markt darunter ist ganz unterschiedlich, ich kenne einerseits auch Betriebe mit 100 Beschäftigten, die gut ausgestattet sind, andererseits aber auch Betriebe mit 400 Leuten, die überhaupt nicht gut ausgestattet sind. Bei den Betrieben unter 500 Mitarbeitern ist es also schwer einzuschätzen. Generell sehen wir dort schon noch ein großes Potenzial. Wenn ich die Software nach neuesten Methoden gestalte, wo auch die Bedienung völlig klar ist, dann haben wir das richtige Rezept für ALLE.
Für uns geht der Zug jedenfalls in Richtung Beratung, es gibt ja nur zwei Hände voll Anbieter im deutschsprachigen Markt, die sich mit dem Thema Gebäudereinigung und Software beschäftigen. Der Markt ist auch im EDV-Bereich ein Verdrängungswettbewerb. Und wo wir uns unterscheiden können, sind preiswerte Modelle im unteren und kleineren Bereich, wo man als EDV-Hersteller noch Wachstum erwarten darf, und im oberen Segment durch Dienstleistung, sprich: Beratung und Betreuung.

Ziegler: Gerade der Kleine bräuchte umso mehr Beratung. Er muss aber auch intellektuell in der Lage sein, das umzusetzen. Wenn er das nicht macht, arbeitet er weiter mit Excel oder arbeitet mit der Software so wie mit Excel. Ohne Beratung findet er nicht den Einstieg. Die Kleinen sind natürlich wirtschaftlich nicht so gut aufgestellt, angenommen 2000 im Jahr sind für einen kleinen Unternehmer doch viel Geld.

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