Ewiger Frühling für Fuhrpark-Outsourcing

Mit traumhaften Wachstumsraten hantelt sich das Geschäft um Fuhrpark­management- und Outsourcing von Rekord zu Rekord. Was das Outsourcing attraktiv macht, wo die Trends liegen, was es wirklich bringt.

Text: Heinz van Saanen

Michael Steiner

Fast schon ein Ritual. Der Verband Österreichischer Leasinggesellschaften (VÖL) verzeichnete für 2011 wieder Rekordzahlen beim Flottenmanagement. VÖL-Präsident Michael Steiner vermeldete für das Neugeschäft einen satten Zuwachs von 36,5 Prozent. Auch die Anzahl der Full-Service-Verträge liegt mit 71.000 auf einem neuen Höchststand.

In der Wirtschaft geht es ganz rational und nüchtern zu. Jeder Cent und jede TCO-Schraube wird unablässig gedreht, um irgendwo noch ein Zehntelprozent herauszuquetschen. Aber manchmal wird es auch ganz schön irrational. Vor allem dann wenn die Erneuerung des Fuhrparks auf dem Plan steht. Nicht selten fallen Vorstände, Manager, Vertriebler und Erbsenzähler dabei in einen kollektiven Autorausch. Gefeilscht wird dann nicht wie um Verträge, Konditionen oder Strategien – sondern um Hubraum, Pferdestärken und Ausstattungsdetails. Der PKW-Erwerb wird zu so etwas wie der vierspurigen Variante der Hackordnung im Hühnerstall. „Österreich ist wahrscheinlich das einzige Land Europas, bei dem der Fuhrpark derartig emotional behaftet ist. Aber es wird besser, weil vor allem internationale Konzerne statt Bauchgefühl auf rationale Kosten- und Prozessoptimierung setzen“, meinte vor 10 Jahren ein Brancheninsider. Ganz ausgestanden ist die Aufregung um die heilige Kuh Auto aber immer noch nicht. Bankenkrise und Kostendruck machen Druck und sorgen für eine rationalere Modellauswahl. „Dafür wird heftig um Breitreifen oder Alufelgen gekämpft“, schmunzelt ein Insider über die aktuelle Lage. „Das Auto ist teilweise immer noch extrem emotional besetzt und die Wünsche sind manchmal kontraproduktiv was Benzinkosten oder CO2-Ziele betrifft“, sagt Brigitte Becksteiner-Bichler, Customer Care Director von LeasePlan Österreich.
Und äußert auch Verständnis. Man müsse bedenken, dass speziell jemand, der 100.000 Jahreskilometer abspult, ein anderes Verhältnis zum „Dienstort“ Auto habe als ein Normalnutzer. Mit Peanuts wie Mini-Einsparungen da oder dort wird man die Kosten des eigenen Fuhrparks ohnehin nicht maßgeblich drücken. Offiziell sprechen die Profi-Outsourcer nicht gerne darüber – um prospektive Kunden nicht schlecht dastehen zu lassen. Aber Off-Records werden die Insider deutlich. Wer seinen Fuhrpark – recht und schlecht – in Eigenregie verwaltet, habe oft auch keine Übersicht über die harte Währung der Branche: die tatsächlichen Kilometerkosten. Das beginnt bei Fehlinvestitionen in der Anschaffung und geht von unscharfer Kostenstellenzuordnung bis hin zu unkalkulierten Risiken bei Schadensfällen, Veräußerung oder Restwert. Übernehmen Fuhrpark-Outsourcer einen Neukunden, erleben sie manchmal kleine Wunder. Da tanken Mitarbeiter, die laut Fahrtenbuch gerade in Tirol sind, im Waldviertel oder befüllen Benziner mit Diesel oder umgekehrt. Selbst Rechnungen für Reifen, die partout nicht auf den Dienstwagen passen, und eher merkwürdige Servicekosten sollen bisweilen auftauchen.

Was tatsächlich gespart werden kann

Brigitte Becksteiner-Bichler

Im Mai wurde bei LeasePlan Österreich gefeiert. Das Unternehmen übergab sein 25.000stes Fahrzeug an den langjährigen Kunden NextiraOne. Langfristigkeit ist offensichtlich Trumpf. „Wir nummerieren unsere Kunden ja durch. Mein Antrittsbesuch war bei Kunde Nummer eins, den wir seit unserer Gründung 1983 haben“, erzählt LeasePlan-Customer Care Director Brigitte Becksteiner-Bichler.

Das Tricksen und Schummeln einzelner schwarzer Schafe sollte man als Verantwortlicher nicht zum Generalverdacht erheben. Blinde Gutgläubigkeit ist aber auch nicht angebracht. Der alte Lenin-Sager „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ ist nicht von der Hand zu weisen. Noch weniger von der Hand zu weisen sind allerdings die Gründe, warum man sich mit dem Outsourcing des eigenen Flottenmanagements zumindest beschäftigen sollte. Die Gretchenfrage ist einzig und allein, was man sich tatsächlich ersparen kann. Dummerweise gibt es keinen einfachen und allgemeingültigen Schlüssel, den man auf alle Betriebsgrößen oder Besonderheiten anwenden kann. Aber es gibt zumindest Größenordnungen, die von den Experten übereinstimmend als plausibel bezeichnet werden. Beim Outsourcing eines „durchschnittlichen“ Fuhrparks sollten etwa Kostenreduktionen von 10-15 Prozent zu erwarten sein. Selbst bei wirklich gut gemanagten Fuhrparks sollten noch – ein paar wenige – Prozentpunkte zu holen sein. Der Grund dafür liegt schlichtweg in der Spezialisierung und dem Zeitaufwand. Hier punkten vor allem die wirklich großen heimischen Fuhrpark-Outsourcer. Dort sitzen Spezialisten, die – tagein und tagaus – nichts anderes tun, als neue Modellpaletten auf Investment-Tauglichkeit oder prognostizierte Betriebskosten zu prüfen.

Der Trend geht vor allem in eine Richtung.

Norbert Embacher

„Der Preiskampf ist nach wie vor massiv“, sagt Norbert Embacher, Leiter des Flottenmanagements der Porsche Bank. Die geringe Zahl der Anbieter reicht ihm daher völlig. „Fuhrparkmanagement ist eine personalintensive Dienstleistung. Ich habe genug Anbieter gesehen, die 17 mal umfirmieren, bevor ihre Kunden endgültig ein blaues Wunder erleben“, so Embacher.

Statt keinem oder einem Teil-Outsourcing werden Komplett-Pakete immer beliebter (siehe Kasten). Neben bereits angesprochenen Faktoren reduzieren die Profis vor allem auch den Verwaltungs-Overhead. Schon das Umdrehen eines einziges Zettels kostet Unternehmen in der Verwaltung laut Studien der Consulters von E.T Kearney tatsächlich rund 20 Euro. Und die Verwaltung von Fuhrparks generiert Zettelwirtschaft am laufenden Band. Kein Wunder also dass – wenn schon outgesourct wird – Komplettoutsourcing immer beliebter wird. Komplett heißt, abseits von PR-Sprech der Anbieter, heute wirklich komplett und umfasst neben monatlichen Fix/Sammelkostenrechnungen selbst Kostenkontrolle von “Nebensächlichkeiten“ wie Autowäsche oder Parkkosten. Selbst hier enden die Dienstleistungen noch nicht. Profi-Anbieter gehen jüngst vermehrt dazu über, nicht nur Ansprechpartner für den eigenen Fuhrparkmanager zu sein, sondern kümmern sich – Zeit ist Geld – ohne Umwege gleich direkt um Anliegen oder Probleme der Fahrzeugbenutzer. Das Versprechen von Zeitersparnis wird groß geschrieben. Profis übernehmen etwa nicht nur die Organisation eines Pickerl-Service, sondern führen das gleich auch selber durch, ohne dass Mitarbeiter im Betrieb durch Fahrt-, Steh- oder Wartezeiten blockiert werden. Für die Kunden der Outsourcer macht sich noch ein wichtiger Effekt bemerkbar.

Preisdruck und Ende der Fahnenstange

Alfred Berger

„Der Preis ist wichtig wie atmen, aber nicht alles“, sagt Raiffeisen-Leasing-Chef Alfred Berger. Den häufig prognostizierten Fuhrpark-Öko-Boom verortet auch er nicht, aber Tendenzen für „Grün“. „Dafür sorgen alleine schon die zwingenden Nachhaltigkeitsberichte börsennotierter Gesellschaften“, so Berger.

Die Kosten für das Outsourcing wurden über lange Jahre hinweg kleiner und kleiner. Die großen Reduktionen von 10% jährlich sind Geschichte, aber der Konkurrenzdruck ist nach wie vor spürbar. „Der Preiskampf ist nach wie vor massiv“, sagt Norbert Embacher, Leiter des Flottenmanagements der Porsche Bank. Die geringe Zahl der Anbieter reicht ihm daher völlig. „Fuhrparkmanagement ist eine personalintensive Dienstleistung. Ich habe genug Anbieter gesehen, die 17 mal umfirmieren, bevor ihre Kunden endgültig ein blaues Wunder erleben“, so Embacher. LeasePlan-Direktorin Becksteiner-Bichler ortet ebenfalls nach wie vor einen heftigen Preisdruck, meint aber auch, dass Jammern der Gruß der Kaufleute ist. „Bei Finanzierungskosten bewegen sich alle seriösen Anbieter im im gleichen Umfeld. Eine weitere Differenzierung kann im wesentlichen nur mehr über Dienstleistungen erfolgen“, so Becksteiner-Bichler. Viel billiger als über die letzten 10–15 Jahre hinweg dürfte Fuhrpark-Outsourcing also nicht mehr werden obwohl die Branche wie kaum eine andere boomt (siehe Kasten).
Bei den Preisen ist das Ende der Fahnenstange vielleicht noch nicht erreicht, aber ziemlich nahe. Große Themen wie Öko oder CO2-Bilanz werden zwar gerade in Deutschen Fachzeitschriften gehypt – und deswegen auch ein neuer Boom ausgerufen. Aber für wirklich realistisch halten das die meisten heimischen Marktteilnehmer nicht. Der Outsourcing-Markt wächst auch so ungebrochen, ohne fragwürdigen Hypes zu verfallen. Ins Gespräch und über die Schwelle der Wahrnehmbarkeit ist das Öko-Thema ohnehin schon gerückt. Raiffeisen-Leasing-Chef Alfred Berger ortet zwar keinen Fuhrpark-Öko-Boom ,aber trotzdem Tendenzen für „Grün“. „Dafür sorgen alleine schon die zwingenden Nachhaltigkeitsberichte börsennotierter internationaler und nationaler Gesellschaften“, so Berger. Aber auch ohne Öko-Label wird der heimische Outsourcing-Markt weiter boomen. Das vermeldet nicht nur der heimische Leasingverband bei den Zahlen 2011, auch für heuer und 2013 sind die Anbieter höchst zuversichtlich. Vorausgesetzt die Banken und Finanzierungskrise ist beherrschbar und schlägt kein unvorhersehbares Schnippchen.

Charme der Sorglos-Pakte

Der reine Leasing-Finanzierungsaspekt tritt beim Fuhrpark zunehmend in den Hintergrund. Der Charme eines Komplett-Outsourcing liegt in anderen Bereichen. Etwa bei der Kostentransparenz, Zuordnung oder Kontrolle – bei selbst „gemanagten“ Fuhrparks nicht selten ein schwarzes Loch. Vor allem bei kleineren Fuhrparks fehlt es schon an Grundsätzlichem: Zeit für Verwaltung und Zettelwirtschaft, Expertise in Versicherungs- und Restwertfragen oder technischen Belangen. Dafür gibt es Probleme zuhauf: etwa bei Schadensabwicklung, Service oder bei „herrenlosen“ Dienstwägen nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern. Das alles drückt auf Berechenbarkeit und Kosten. Das Einsparungspotential durch Outsourcing hängt von vielen Parametern ab und lässt sich nicht genau beziffern, aber umreißen. Bei durchschnittlichen Fuhrparks rechnen die Experten mit etwa 10-15 Prozent, aber selbst bei gut gemanagten Fuhrparks sollen noch ein paar Prozent realistisch sein. Der Trend geht übrigens immer mehr zu Komplett-Outsourcing. Kein Wunder. Wer outsourct, will sich dann nicht mit Reifenbeschaffung oder Pickerl-Service herumschlagen. Noch ein Trend: die Anzahl der Fahrzeuge, ab denen sich ein Outsourcing rechnet, sank über die Jahre hinweg. So etwas wie eine „magische Untergrenzen“ gibt es nicht mehr. Heute werden selbst „Fuhrparks“ mit einem einzigen PKW von den Anbietern gemanagt.

Warum der Markt so explodiert

Selbst der reine Auto-Leasingmarkt, in Österreich seit Ewigkeiten mit „chinesischen“ Wachstumsrate gesegnet, musste in den Krisenjahren 2008/2009 deutlichere Rückschläge hinnehmen. Nicht so das Segment Fuhrpark. 2011 schloss die Branche beim Neugeschäftsvolumen schon wieder mit einem Plus von sagenhaften 36,5 Prozent ab. Die Gründe: einerseits ist das Angebot der Outsourcer einfach attraktiv, andererseits das Potential immer noch riesig. Trotz einigen Boom-Jahrzehnten liegt der Anteil von extern gemanagten Firmenflotten nach Expertenschätzungen erst bei rund 30 Prozent – in England oder den USA aber gleich ein mehrfaches darüber. Die Rahmenbedingungen sind aus steuerlichen oder rechtlichen Gründen nur bedingt vergleichbar. In England müssen sich die Outsourcer etwa selbst um die Strafmandat-Abwicklung kümmern. Dazu kommt die Fixierung auf Eigentum, die bei den Angelsachsen weniger ausgeprägt ist als in Österreich. Angesichts der Kostenvorteile schwindet diese mentale Barriere aber auch hierzulande. Weiteres Wachstum ist also vorprogrammiert.

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